Verhaltenskodex und Geschäftsethik

Öffentlicher und interner Standard

AP Digital Solutions unterstützt Organisationen dabei, sensible digitale Ressourcen zu organisieren und Unterlagen für komplexe regulatorische Pflichten vorzubereiten. Unsere Arbeit kann Informationen zur Vergütung von Belegschaften, vertrauliche Produkt- und Sicherheitsinformationen sowie Materialien umfassen, die für Aufsichtsbehörden, Arbeitnehmervertretungen, Prüfer oder die Geschäftsleitung bestimmt sind. Vertrauen, Genauigkeit und Diskretion sind daher nicht optional; sie sind für jeden Auftrag unerlässlich.

Wir betreiben unsere Geschäfte rechtmäßig, fair und transparent. Wir gewinnen keine Aufträge, beeinflussen keine Entscheidungen und lösen keine geschäftlichen Probleme, indem wir unsere Integrität preisgeben. Denselben Standard erwarten wir von jedem, der uns vertritt, und von Dritten, die zur Unterstützung unserer Dienstleistungen beauftragt werden.

Die Gesellschafter sind dafür verantwortlich, den Ton vorzugeben, geeignete Ressourcen bereitzustellen und angemessen zu reagieren, wenn Bedenken geäußert werden. Jede Erfasste Person ist persönlich dafür verantwortlich, diesen Kodex zu verstehen, ein solides Urteilsvermögen auszuüben und sich zu Wort zu melden, wenn etwas falsch erscheint.

Angaben zum Dokument

1.1 Zweck

Dieser Kodex legt die Mindeststandards für das Verhalten der AP Digital Solutions GbR ("AP Digital", "wir", "uns" oder "unser") fest. Er soll Fehlverhalten verhindern, eine einheitliche Entscheidungsfindung unterstützen und unser Bekenntnis zu verantwortungsvollem Geschäftsverhalten belegen.

Der Kodex ist risikobasiert. Besondere Sorgfalt ist erforderlich, da unsere Dienstleistungen personenbezogene Daten, Vergütungs- und Beschäftigungsinformationen, Informationen zu Cybersicherheit und Schwachstellen, regulatorische Fristen, automatisierte Analysen sowie Arbeitsergebnisse betreffen können, auf die sich Kunden bei wichtigen Entscheidungen verlassen.

1.2 Wer diesen Kodex befolgen muss

Dieser Kodex gilt für alle "Erfassten Personen":

• die Gesellschafter von AP Digital;
• Beschäftigte, Leiharbeitnehmer, Praktikanten und Auszubildende;
• unabhängige Auftragnehmer, Berater und entsandte Mitarbeitende, die für AP Digital handeln; und
• alle sonstigen Personen, die befugt sind, AP Digital zu vertreten oder auf ihre Systeme, Kundendaten oder vertraulichen Informationen zuzugreifen.

Lieferanten, Unterauftragsverarbeiter und andere Geschäftspartner sind verpflichtet, die einschlägigen Bestimmungen einzuhalten, soweit dieser Kodex in ihren Vertrag einbezogen wird, sie ihn ausdrücklich akzeptiert haben oder gleichwertige Standards durch vertragliche Pflichten auferlegt werden.

1.3 Rechtswirkung und Rangfolge

Dieser Kodex ergänzt geltendes Recht, einen Arbeits- oder Dienstleistungsvertrag, einen angenommenen Kundenauftrag, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Vertraulichkeitspflichten, Anforderungen an die Informationssicherheit oder eine sonstige verbindliche Richtlinie und ersetzt diese nicht. Gelten mehrere Standards, so müssen die Erfassten Personen den strengeren Standard einhalten, es sei denn, dies würde gegen zwingendes Recht verstoßen.

Nichts in diesem Kodex soll gesetzliche Rechte, vertragliche Rechte, geschützte Hinweise, Rechte von Arbeitnehmervertretungen, Tarifverhandlungsrechte oder geltende Mitbestimmungsrechte beseitigen oder einschränken. Soweit die Umsetzung eine Konsultation oder Vereinbarung mit einem Betriebsrat oder einer anderen Arbeitnehmervertretung erfordert, wird AP Digital diese Anforderungen einhalten.

Dieser Kodex begründet keine durchsetzbaren Rechte für Kunden, Lieferanten oder andere Dritte, sofern ein Vertrag nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht. Er garantiert kein Fortbestehen eines Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses und ändert keine rechtlich geltenden Kündigungsrechte oder -verfahren.

1.4 Begriffsbestimmungen

2.1 Unsere Grundprinzipien

2.2 Verantwortlichkeiten der Gesellschafter

• diesen Kodex genehmigen und vorleben und sicherstellen, dass kommerzieller Druck nicht rechtliche, ethische, sicherheitsbezogene oder professionelle Standards außer Kraft setzt;
• angemessene Ressourcen für Datenschutz, Informationssicherheit, Qualitätssicherung, verantwortungsvolle KI und Compliance bereitstellen;
• sicherstellen, dass Bedenken von einer angemessen unabhängigen und kompetenten Person bewertet werden;
• verhältnismäßige Korrektur- und Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn Fehlverhalten erwiesen ist; und
• wesentliche Vorfälle überprüfen und gewonnene Erkenntnisse umsetzen.

2.3 Verantwortlichkeiten von Führungskräften und Projektverantwortlichen

• den Teammitgliedern und Auftragnehmern die einschlägigen Anforderungen erläutern;
• bestätigen, dass die Personen kompetent, befugt und angemessen beaufsichtigt sind;
• ausreichend Zeit für Prüfung, Sicherheit und regulatorische Fristen einplanen;
• auf Fragen unverzüglich reagieren und Angelegenheiten außerhalb ihrer Befugnis eskalieren; und
• niemanden anweisen, unter Druck setzen oder belohnen, um gegen diesen Kodex zu verstoßen.

2.4 Verantwortlichkeiten jeder Erfassten Person

• diesen Kodex und die geltenden rollenspezifischen Verfahren lesen, verstehen und einhalten;
• erforderliche Schulungen absolvieren und eine angemessene fachliche Kompetenz aufrechterhalten;
• die ihnen anvertrauten Informationen und Zugangsdaten schützen;
• Arbeiten hinterfragen oder stoppen, die rechtswidrig, unsicher, unzutreffend oder irreführend erscheinen;
• Bedenken melden und bei Überprüfungen und Untersuchungen ehrlich kooperieren; und
• vor dem Handeln Rat einholen, wenn der richtige Weg unklar ist.

3.1 Einhaltung von Recht und rechtmäßigen Weisungen

Erfasste Personen müssen die für ihre Arbeit geltenden Gesetze und regulatorischen Anforderungen einhalten, einschließlich der einschlägigen Vorschriften zu Datenschutz, Cybersicherheit, KI, Korruptionsbekämpfung, Wettbewerb, Beschäftigung, geistigem Eigentum, Sanktionen, Steuern, Rechnungslegung sowie Verbraucher- oder Geschäftskommunikation.

Niemand darf einen Vermittler, ein automatisiertes Werkzeug, einen Lieferanten, ein verbundenes Unternehmen oder eine Kundenweisung nutzen, um mittelbar zu tun, was AP Digital oder der betreffenden Person unmittelbar untersagt ist. Eine Kundenanfrage rechtfertigt kein rechtswidriges oder unethisches Verhalten.

3.2 Befugnisse und Genehmigungen

Nur befugte Personen dürfen AP Digital binden, Verträge unterzeichnen, Ausgaben genehmigen, regulatorische Einreichungen vornehmen, Lieferanten beauftragen, öffentliche Äußerungen abgeben, auf Kundenumgebungen zugreifen oder erklären, dass AP Digital zu einem rechtlichen oder fachlichen Ergebnis gelangt ist. Genehmigungsgrenzen und Anforderungen an die Funktionstrennung sind einzuhalten.

3.3 Fachliche Grenzen

AP Digital ist ein Anbieter für die Verwaltung digitaler Ressourcen und die Compliance-Unterstützung. Sie darf sich nicht als Gericht, Aufsichtsbehörde, notifizierte Stelle, Zertifizierungsstelle oder Konformitätsbewertungsstelle ausgeben. Sie darf sich nicht als Rechtsanwaltskanzlei ausgeben oder Rechtsdienstleistungen erbringen, es sei denn und soweit die betreffende Dienstleistung rechtlich zulässig ist und von einer angemessen befugten Person erbracht wird.

Jede Aussage, dass ein Arbeitsergebnis "rechtlich geprüft" ist, muss zutreffend sein, durch eine angemessen qualifizierte Prüfung innerhalb eines dokumentierten Umfangs gestützt und mit etwaigen wesentlichen Annahmen oder Einschränkungen versehen sein. Sie darf keine Garantie für Compliance, Prozessausgang, Akzeptanz durch die Aufsichtsbehörde oder rechtlichen Schutz suggerieren.

3.4 Umgang mit Behörden

Die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, Gerichten, Behörden und externen Meldestellen muss zutreffend, im angegebenen Umfang vollständig und befugt sein. Keine Erfasste Person darf eine Untersuchung behindern, relevante Informationen verheimlichen, eine falsche Aufzeichnung erstellen oder Material vernichten, das einer Aufbewahrungspflicht unterliegt.

Nichts in diesem Abschnitt verpflichtet AP Digital oder eine Person, auf rechtlichen Schutz, Vertraulichkeitsrechte, Verfahrensrechte oder sonstige rechtmäßige Schutzmechanismen zu verzichten. Anfragen von Behörden müssen unverzüglich an einen Gesellschafter und, sofern angemessen, an eine unabhängige Rechtsberatung eskaliert werden.

4.1 Würde, Gleichbehandlung und Inklusion

AP Digital bietet ein Arbeitsumfeld, das auf Würde, Professionalität und Chancengleichheit beruht. Entscheidungen über Beschäftigung, Arbeitsverteilung, Vergütung, Entwicklung und andere Angelegenheiten müssen auf objektiven, tätigkeitsbezogenen Kriterien und geltendem Recht beruhen.

Diskriminierung, Belästigung, sexuelle Belästigung, Mobbing, Schikane und Repressalien sind verboten. Dies umfasst Verhalten aufgrund von Rasse oder ethnischer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, Schwangerschaft oder Mutterschaft, Geschlechtsidentität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung, Familienstand oder familiärer Situation, sozialer Herkunft, politischer Anschauung, Gewerkschaftstätigkeit, Gesundheitszustand oder jedem anderen nach geltendem Recht geschützten Merkmal.

Belästigung kann verbal, physisch, visuell oder digital erfolgen und in Büros, bei der Fernarbeit, an Kundenstandorten, auf Messaging-Plattformen, bei gesellschaftlichen Anlässen oder auf Geschäftsreisen auftreten. Ein Vorsatz ist nicht erforderlich, wenn das Verhalten nach geltendem Recht die verbotene Wirkung hat.

4.2 Entgeltgleichheit und Entgelttransparenz

AP Digital unterstützt gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit sowie die Anwendung objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien bei der Entgeltfestsetzung und beim beruflichen Aufstieg. Erfasste Personen dürfen niemanden dafür benachteiligen, dass er rechtmäßig Entgeltinformationen einholt, über Vergütung spricht, Rechte auf Entgeltgleichheit ausübt oder an einem Verfahren zur Entgelttransparenz teilnimmt.

Belegschaftsdaten von Kunden dürfen niemals dazu verwendet werden, Einzelpersonen zu stereotypisieren, nicht zusammenhängende geschützte Merkmale abzuleiten oder individuelle beschäftigungsbezogene Maßnahmen außerhalb des vereinbarten und rechtmäßigen Dienstleistungsumfangs zu empfehlen.

4.3 Menschenrechte und faire Arbeitsbedingungen

AP Digital duldet keine Zwangsarbeit, Kinderarbeit, keinen Menschenhandel, keine Sklaverei, keine missbräuchlichen Arbeitsbedingungen und keine Beeinträchtigung der rechtmäßigen Vereinigungsfreiheit und kollektiven Vertretung. Wir erwarten von einschlägigen Lieferanten und Auftragnehmern, gleichwertige Standards einzuhalten.

Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub und sonstige Bedingungen müssen geltendem Recht und vertraglichen Verpflichtungen entsprechen. Niemand darf unter Druck gesetzt werden, in einer Weise zu arbeiten, die ein unangemessenes Risiko für Gesundheit, Sicherheit, Datensicherheit oder Qualität schafft.

4.4 Gesundheit, Sicherheit und angemessene Unterstützung

Erfasste Personen müssen die Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz, auf Reisen und bei der Fernarbeit befolgen, Gefahren melden und angemessen für sich und andere Sorge tragen. AP Digital wird angemessene Vorkehrungen oder Anpassungen prüfen, die nach geltendem Recht erforderlich sind, und damit zusammenhängende Informationen vertraulich behandeln.

5.1 Allgemeine Regel

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn persönliche, familiäre, finanzielle, berufliche oder sonstige Interessen das Urteilsvermögen oder die Pflichten einer Person gegenüber AP Digital oder einem Kunden beeinflussen könnten oder bei vernünftiger Betrachtung zu beeinflussen scheinen. Der Anschein eines Konflikts kann ebenso schädlich sein wie ein tatsächlicher Konflikt.

Erfasste Personen müssen einen tatsächlichen, potenziellen oder wahrgenommenen Konflikt unverzüglich einem Gesellschafter offenlegen und dürfen sich nicht an der betreffenden Entscheidung oder Tätigkeit beteiligen, bis der Konflikt bewertet und eine schriftliche Abhilfemaßnahme oder Genehmigung erteilt wurde.

5.2 Offenlegungspflichtige Beispiele

• ein finanzielles Interesse an oder eine enge persönliche Beziehung zu einem Kunden, Lieferanten, Wettbewerber, Bewerber oder einer an einer Entscheidung beteiligten Person;
• Nebentätigkeiten, Beratung, Geschäftsführerposten oder geschäftliche Aktivitäten, die mit AP Digital konkurrieren, deren Ressourcen nutzen oder die Leistung beeinträchtigen;
• die Auswahl, Beaufsichtigung oder Genehmigung von Zahlungen an ein Unternehmen, das einem Familienmitglied oder engen Vertrauten gehört oder von diesem kontrolliert wird;
• die Annahme von Vorteilen, Gelegenheiten oder Informationen, die über eine Funktion bei AP Digital erlangt wurden, zum persönlichen Vorteil;
• die Tätigkeit für zwei Kunden, deren Interessen einen wesentlichen Konflikt oder ein Risiko für die Vertraulichkeit begründen; und
• die Beteiligung an Entscheidungen über Entgelt, Einstellung, Leistung oder Disziplin, die eine enge persönliche Beziehung betreffen.

5.3 Umgang mit Konflikten

Abhilfemaßnahmen können die Offenlegung gegenüber einem betroffenen Kunden, den Ausschluss von der Mitwirkung, eine unabhängige Prüfung, Informationsbarrieren, eine Umbesetzung, Zugriffsbeschränkungen, die Aufgabe eines Interesses oder die Ablehnung des Auftrags umfassen. Ein Konflikt darf nicht genehmigt werden, wenn dies gegen Recht, berufliche Pflichten, Vertraulichkeit oder das Kundenvertrauen verstoßen würde.

6.1 Null-Toleranz gegenüber Bestechung und Korruption

AP Digital untersagt Bestechung und Korruption sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Keine Erfasste Person darf unmittelbar oder mittelbar etwas von Wert anbieten, versprechen, gewähren, fordern, dessen Annahme zusagen oder annehmen, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen, eine Entscheidung zu beeinflussen, unlauteres Verhalten zu belohnen oder eine andere Person zu einer Pflichtverletzung zu veranlassen.

Schmiergelder, geheime Provisionen und Beschleunigungszahlungen sind verboten. Eine Aufforderung zu einer solchen Zahlung ist abzulehnen und unverzüglich zu melden, es sei denn, eine Zahlung erfolgt unter einer unmittelbaren und glaubhaften Bedrohung der persönlichen Sicherheit; ein solcher Vorfall ist zu melden, sobald dies gefahrlos möglich ist.

6.2 Geschenke und Bewirtung

Geschenke und Bewirtung dürfen nur angeboten oder angenommen werden, wenn sie rechtmäßig, angemessen, gelegentlich, transparent, zu einem legitimen geschäftlichen Zweck erfolgen und von beiden Organisationen zugelassen sind. Sie dürfen eine Auftragsvergabe, Verlängerung, Ausschreibung, behördliche Interaktion, Zahlung, Beschäftigungsentscheidung oder ein sonstiges geschäftliches Urteil nicht beeinflussen oder den Anschein einer Beeinflussung erwecken.

6.3 Spenden, Sponsoring und politische Aktivitäten

Wohltätige Spenden und Sponsoring im Namen von AP Digital erfordern eine schriftliche Genehmigung eines Gesellschafters, eine Sorgfaltsprüfung und genaue Aufzeichnungen. Sie dürfen nicht dazu verwendet werden, Aufträge zu erlangen oder einem Entscheidungsträger Werte zukommen zu lassen. Politische Spenden, Lobbyarbeit oder politische Unterstützungserklärungen im Namen von AP Digital sind verboten, sofern sie nicht nach einer rechtlichen Prüfung ausdrücklich genehmigt sind.

Persönliche politische Aktivitäten müssen klar von AP Digital getrennt sein, dürfen ohne Erlaubnis keine Ressourcen von AP Digital nutzen und dürfen keine Unterstützung durch das Unternehmen suggerieren.

6.4 Dritte Vermittler

Agenten, Vermittler, Berater und andere Zwischenpersonen müssen aus legitimen geschäftlichen Gründen ausgewählt, einer verhältnismäßigen Sorgfaltsprüfung unterzogen, auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung beauftragt und für dokumentierte Leistungen angemessen und transparent vergütet werden. Ungewöhnliche Zahlungswege, Erfolgshonorare oder Geheimhaltungsforderungen müssen eskaliert werden.

7.1 Wettbewerbsrecht

AP Digital tritt unabhängig und fair im Wettbewerb auf. Erfasste Personen dürfen mit Wettbewerbern keine wettbewerblich sensiblen Informationen in einer Weise vereinbaren, abstimmen oder austauschen, die den Wettbewerb beschränkt. Zu den verbotenen Verhaltensweisen zählen Preisabsprachen, Angebotsabsprachen, Kunden- oder Marktaufteilungen, Mengenbeschränkungen sowie rechtswidrige Vereinbarungen, keine Arbeitnehmer einzustellen oder abzuwerben.

Zu den wettbewerblich sensiblen Informationen gehören künftige Preise, Margen, Kosten, strategische Pläne, kundenspezifische Konditionen, Kapazitäten, Ausschreibungsabsichten und nicht öffentliche Vergütungsstrategien. Kommt ein solches Thema in einer Besprechung oder Kommunikation mit einem Wettbewerber auf, ist Einspruch zu erheben, gegebenenfalls der Raum zu verlassen, sicherzustellen, dass der Einspruch protokolliert wird, und der Vorfall zu melden.

7.2 Fairer Umgang

Wir beschaffen keine Wettbewerber- oder Kundeninformationen durch Täuschung, unbefugten Zugriff, Anstiftung zum Vertraulichkeitsbruch oder Missbrauch von Informationen eines früheren Arbeitgebers. Marktvergleiche und Benchmarking müssen auf rechtmäßigen Quellen sowie einer angemessenen Aggregation oder Anonymisierung beruhen.

Aussagen über Wettbewerber, Kunden und Dritte müssen zutreffend, sachbezogen und professionell formuliert sein. Wir treffen keine falschen, irreführenden oder herabsetzenden Aussagen.

7.3 Beschaffung und Ausschreibungen

Ausschreibungs- und Beschaffungsverfahren müssen redlich durchgeführt werden. Erfasste Personen dürfen nicht kollusiv zusammenwirken, keine Scheinangebote abgeben, keine Spezifikationen manipulieren, keine Konflikte verschweigen und keine vertraulichen Ausschreibungsinformationen unrechtmäßig erlangen. Zusagen müssen realistisch sein und die tatsächlichen Fähigkeiten und Genehmigungen von AP Digital widerspiegeln.

8.1 Zutreffende Bücher, Aufzeichnungen und Abrechnungen

Alle Geschäftsunterlagen müssen zutreffend, vollständig, zeitnah und hinreichend detailliert sein, um die Transaktion oder Entscheidung zu erläutern. Dies umfasst Angebote, Verträge, Rechnungen, Zeiterfassungen, Auslagen, Berechnungen, regulatorische Arbeitsergebnisse, Genehmigungen, Kundenweisungen, Sicherheitsprotokolle und Buchhaltungsunterlagen.

Keine Erfasste Person darf eine falsche, irreführende, unvollständige oder rückdatierte Aufzeichnung erstellen oder genehmigen; Verbindlichkeiten oder Nebenabreden verbergen; ein außerbilanzielles Konto einrichten; Transaktionen aufteilen, um eine Genehmigung zu umgehen; oder Arbeiten, Auslagen oder Arbeitsergebnisse abrechnen, die nicht ordnungsgemäß angefallen oder erbracht wurden.

8.2 Betrug, Diebstahl und Missbrauch

Betrug, Diebstahl, Unterschlagung, Fälschung, Veruntreuung, Missbrauch von Kunden- oder Unternehmensvermögen sowie die vorsätzliche Manipulation von Daten oder Berichten sind verboten. Vermuteter Betrug oder eine wesentliche buchhalterische Unregelmäßigkeit müssen unverzüglich einem nicht beteiligten Gesellschafter gemeldet werden.

8.3 Steuern und Zahlungen

AP Digital hält die geltenden steuer-, rechnungs- und aufbewahrungsrechtlichen Pflichten ein. Erfasste Personen dürfen keine Steuerhinterziehung ermöglichen, die tatsächliche Partei einer Transaktion nicht verschleiern, keine Zahlungen über unerklärte Dritte annehmen oder leisten und nicht ohne dokumentierte Genehmigung und rechtmäßige Begründung Bargeld, Kryptowährung oder ungewöhnliche Jurisdiktionen nutzen, um Kontrollen zu umgehen.

8.4 Aufbewahrung und Beweissicherungsanordnungen

Aufzeichnungen müssen gemäß geltendem Recht, vertraglichen Pflichten und den Aufbewahrungsanforderungen von AP Digital aufbewahrt und sicher gelöscht werden. Die routinemäßige Löschung muss ausgesetzt werden, wenn ein Dokument, ein Datensatz oder eine Kommunikation für einen Rechtsstreit, eine Untersuchung, eine Prüfung, eine behördliche Anfrage oder eine sonstige Aufbewahrungsanweisung relevant sein könnte.

9.1 Datenschutzgrundsätze

Personenbezogene Daten müssen rechtmäßig, nach Treu und Glauben und transparent verarbeitet werden; für festgelegte Zwecke erhoben werden; auf das Notwendige beschränkt sein; sachlich richtig gehalten werden; nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden; und durch angemessene Sicherheit geschützt sein. Erfasste Personen müssen erläutern können, warum personenbezogene Daten benötigt werden, in welcher Rolle AP Digital sie verarbeitet und in welchem genehmigten System sie gespeichert werden.

9.2 Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Handelt AP Digital als Verantwortlicher, muss die Verarbeitung eine bestimmte Rechtsgrundlage haben und der geltenden Datenschutzerklärung entsprechen. Handelt AP Digital als Auftragsverarbeiter, dürfen Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden und im Rahmen der geltenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung verarbeitet werden, sofern das Recht nichts anderes verlangt.

Personenbezogene Daten von Kunden dürfen nicht für eigene, nicht damit zusammenhängende Zwecke von AP Digital wiederverwendet, verkauft, zu Werbezwecken offengelegt, kundenübergreifend zu identifizierbarem Benchmarking zusammengeführt oder zum Training eines gemeinsam genutzten oder allgemeinen KI-Modells verwendet werden, sofern der Kunde die Verarbeitung nicht ausdrücklich genehmigt hat und alle rechtlichen und vertraglichen Anforderungen erfüllt sind.

9.3 Datenminimierung und sensible Informationen

Es dürfen nur Daten angefragt oder eingesehen werden, die für die vereinbarte Dienstleistung vernünftigerweise erforderlich sind. Namen und direkte Identifikatoren sollten durch pseudonyme Identifikatoren ersetzt werden, soweit sie nicht benötigt werden. Daten besonderer Kategorien, Daten über strafrechtliche Verurteilungen, private Kontaktdaten, nationale Kennnummern, Bankverbindungen und andere hochsensible Daten dürfen nur erhoben werden, wenn dies spezifisch erforderlich und genehmigt ist und durch zusätzliche Kontrollen geschützt wird.

9.4 Zugriff, Weitergabe und Übermittlungen

Der Zugriff muss auf befugte Personen mit einem Kenntnisbedarf beschränkt sein. Personenbezogene Daten dürfen nur mit genehmigten Empfängern auf einer angemessenen rechtlichen und vertraglichen Grundlage geteilt werden. Internationale Übermittlungen und der Fernzugriff aus einem anderen Land erfordern einen genehmigten Übermittlungsmechanismus sowie etwaige durch die Datenschutzprüfung festgestellte ergänzende Schutzmaßnahmen.

9.5 Datenschutz durch Technikgestaltung und Rechte betroffener Personen

Neue Dienstleistungen, Werkzeuge, Anbieter, Integrationen, Formulare und KI-Anwendungen, die personenbezogene Daten betreffen, müssen vor dem Einsatz bewertet werden. Eine Vorprüfung zur Datenschutz-Folgenabschätzung muss durchgeführt werden, wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko begründen kann. Anfragen von Einzelpersonen, Aufsichtsbehörden oder Kunden zu personenbezogenen Daten müssen unverzüglich an die benannte Person weitergeleitet werden und dürfen nicht ohne Befugnis informell beantwortet werden.

9.6 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Jeder tatsächliche oder vermutete Verlust, unbefugte Zugriff, jede Offenlegung, Veränderung, Löschung, Fehlleitung oder Nichtverfügbarkeit personenbezogener Daten muss unverzüglich über den Vorfallprozess gemeldet werden. Verzögern Sie die Meldung nicht während der Untersuchung und kontaktieren Sie betroffene Personen, Aufsichtsbehörden oder Kunden nur, wenn Sie dazu befugt sind.

10.1 Vertraulichkeitspflicht

Erfasste Personen müssen Vertrauliche Informationen von AP Digital, Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmern und anderen Dritten schützen. Informationen dürfen nur für den genehmigten Zweck verwendet, nur an genehmigte Empfänger mit einem Kenntnisbedarf offengelegt und im Einklang mit den vertraglichen und sicherheitsbezogenen Anforderungen behandelt werden.

Die Pflicht besteht nach Beendigung des Beschäftigungs-, Auftrags- oder Kundenverhältnisses fort. Informationen müssen zurückgegeben, sicher gelöscht oder nur so lange aufbewahrt werden, wie es rechtlich erforderlich ist. Der Zugriff begründet kein Recht, Kopien zu behalten oder die Informationen zum persönlichen Vorteil, für eine künftige Beschäftigung, eine Veröffentlichung oder einen anderen Kunden zu nutzen.

10.2 Angemessene Schutzmaßnahmen

• Informationen gegebenenfalls klassifizieren und kennzeichnen;
• genehmigte sichere Übertragungskanäle und Verschlüsselung verwenden;
• Empfänger vor dem Versand überprüfen und den kleinstmöglichen Verteiler verwenden;
• vermeiden, vertrauliche Angelegenheiten an öffentlichen Orten oder mit unbefugten Kollegen, Freunden oder Familienangehörigen zu besprechen;
• Bildschirme, Unterlagen und Geräte bei Abwesenheit sichern und Material sicher entsorgen;
• Informationsbarrieren anwenden, wenn Konflikte oder Kundenbeschränkungen dies erfordern; und
• versehentliche Offenlegung oder Fehlleitung unverzüglich melden.

10.3 Geschützte Hinweise und rechtmäßige Rechte

Vertraulichkeitspflichten verbieten keinen rechtmäßigen geschützten Hinweis, die Meldung vermuteten Fehlverhaltens an eine zuständige Behörde, die Einholung unabhängiger Rechtsberatung, die Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden, die Ausübung von Arbeitnehmervertretungsrechten oder eine andere nach geltendem Recht geschützte Offenlegung. Es sollten nur die für den geschützten Zweck vernünftigerweise erforderlichen Informationen offengelegt werden.

11.1 Sicherheit ist Aufgabe aller

Erfasste Personen müssen die Sicherheitsanforderungen von AP Digital und der Kunden befolgen und ein Maß an Sorgfalt walten lassen, das der Sensibilität der Informationen angemessen ist. Sicherheitskontrollen dürfen nicht aus Bequemlichkeit, Zeitgründen oder unter Kundendruck deaktiviert, umgangen oder abgeschwächt werden.

11.2 Mindestverhalten im Bereich Sicherheit

• eindeutige Zugangsdaten, einen genehmigten Passwort-Manager und, sofern verfügbar, Multi-Faktor-Authentifizierung verwenden;
• niemals Konten, Passwörter, Wiederherstellungscodes oder Zugriffstoken teilen;
• nur genehmigte, verwaltete und verschlüsselte Geräte und Software für die Arbeit bei AP Digital verwenden;
• Updates unverzüglich installieren und Endpunktschutz, Protokollierung oder Bildschirmsperren nicht deaktivieren;
• ungewöhnliche Zahlungs-, Zugangsdaten-, Dateifreigabe- und Zugriffsanfragen über einen separaten Kanal überprüfen;
• genehmigte sichere Verbindungen verwenden und in öffentlichen oder gemeinsam genutzten Netzwerken zusätzliche Sorgfalt walten lassen;
• keine nicht genehmigte Software, Browsererweiterungen, Integrationen oder Fernzugriffswerkzeuge installieren;
• das Prinzip der geringsten Rechte befolgen und Zugriffe unverzüglich entziehen, wenn sie nicht mehr benötigt werden; und
• Geräte und Datenträger über ein genehmigtes Verfahren sicher entsorgen.

11.3 Sicherheitsvorfälle und Schwachstellen

Verlorene Geräte, vermutetes Phishing, Schadsoftware, kompromittierte Zugangsdaten, unbefugter Zugriff, fehlgeleitete Informationen, ungewöhnliches Systemverhalten, Dienstausfälle und andere vermutete Vorfälle müssen unverzüglich gemeldet werden. Sichern Sie relevante Beweise und befolgen Sie die Anweisungen; benachrichtigen Sie Kunden, Aufsichtsbehörden, Anbieter oder die Öffentlichkeit nicht eigenständig, sofern Sie nicht dazu befugt sind.

Sicherheitstests, Schwachstellen-Scans, Penetrationstests und Versuche, über die erteilten Berechtigungen hinaus auf Systeme zuzugreifen, sind ohne schriftliche Genehmigung und einen festgelegten Umfang verboten. Schwachstelleninformationen, die im Zusammenhang mit Dienstleistungen nach dem Cyber Resilience Act empfangen werden, müssen streng nach dem Kenntnis-nur-bei-Bedarf-Prinzip behandelt werden und dürfen nicht vorzeitig offengelegt oder zum Handel, zur Ausnutzung oder zu Werbezwecken genutzt werden.

11.4 Kundenumgebungen und Fernarbeit

Auf Kundenumgebungen darf nur zum vereinbarten Zweck, über genehmigte Methoden und im Rahmen der erteilten Berechtigungen zugegriffen werden. Kundeninformationen dürfen nicht in Systeme von AP Digital kopiert werden, sofern dies nicht genehmigt ist. Bei der Fernarbeit müssen die Vertraulichkeit gewahrt, unbefugtes Einsehen oder Mithören verhindert und eine sichere Speicherung und Kommunikation verwendet werden.

12.1 Genehmigte und verantwortliche Nutzung

KI-Systeme dürfen nur für einen genehmigten geschäftlichen Zweck, im Rahmen der Kompetenz des Nutzers und vorbehaltlich der für den Anwendungsfall angemessenen Kontrollen in Bezug auf Risiko, Datenschutz, Sicherheit, geistiges Eigentum und Vertrag verwendet werden. AP Digital wird eine geeignete KI-Kompetenz und rollenspezifische Anleitung für Personen aufrechterhalten, die KI-Systeme nutzen oder beaufsichtigen.

Ein KI-System ersetzt weder das fachliche Urteilsvermögen noch die Verantwortlichkeit. Die Person, die das Ergebnis verwendet, bleibt dafür verantwortlich, dessen Richtigkeit, Relevanz, Rechtmäßigkeit und Eignung zu prüfen, bevor darauf vertraut, es geteilt oder in ein Arbeitsergebnis aufgenommen wird.

12.2 Verbotene Nutzungen

Erfasste Personen dürfen KI-Systeme nicht für rechtswidrige Manipulation, verbotene Diskriminierung, Social Scoring, rechtswidrige biometrische Kategorisierung, täuschende Nachahmung, unbefugte Überwachung oder eine sonstige nach geltendem Recht verbotene Praxis verwenden. KI darf nicht dazu verwendet werden, sensible persönliche Merkmale aus Vergütungs- oder Belegschaftsdaten von Kunden abzuleiten, sofern die Verarbeitung nicht ausdrücklich rechtmäßig, erforderlich, genehmigt und mit angemessenen Schutzmaßnahmen versehen ist.

AP Digital darf keine Entscheidungen über Beschäftigung, Vergütung, Beförderung, Disziplin oder Kündigung einer Person ausschließlich durch automatisierte Verarbeitung treffen, wenn dies rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hätte. Kundenbezogene Analysen dürfen nicht als automatisierte Beschäftigungsentscheidung oder -weisung dargestellt werden.

12.3 Kunden- und vertrauliche Daten

Kundendaten, personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, Quellcode, Schwachstelleninformationen und vertrauliche Dokumente dürfen nicht in einen öffentlichen, verbraucherorientierten oder anderweitig nicht genehmigten KI-Dienst eingegeben werden. Die Nutzung eines KI-Anbieters eines Dritten erfordert eine vorherige Prüfung in Bezug auf Anbieter, Datenschutz, Sicherheit, Übermittlung, geistiges Eigentum und Vertrag sowie jede erforderliche Kundengenehmigung.

12.4 Menschliche Aufsicht, Qualität und Transparenz

• den Zweck, die Nutzer, die Daten, das Ergebnis und den menschlichen Entscheidungsträger festlegen;
• wesentliche Ergebnisse auf Richtigkeit, Verzerrung, Robustheit und vorhersehbaren Missbrauch prüfen;
• hinreichende Aufzeichnungen über das Werkzeug, die Version, die Eingabekontrollen, die Prüfung und wesentliche Korrekturen führen;
• vor einer externen Nutzung oder einer wesentlichen Entscheidung eine sinnvolle menschliche Prüfung durchführen;
• KI-generierte oder wesentlich KI-unterstützte Inhalte kennzeichnen, wenn Recht, Vertrag oder Kontext eine Offenlegung erfordern;
• Vorfälle, wesentliche Leistungsänderungen und Anbieteränderungen überwachen; und
• die Nutzung einstellen und eskalieren, wenn sich das System unerwartet verhält, eine wesentliche Verzerrung erzeugt, Informationen preisgibt oder nicht angemessen beaufsichtigt werden kann.

12.5 Geistiges Eigentum und Authentizität

Die KI-Nutzung muss Urheberrechte, Datenbankrechte, Geschäftsgeheimnisse, Lizenzbedingungen und Quellenangabepflichten wahren. Erfasste Personen dürfen KI-generiertes Material nicht als unabhängig verifizierte Expertenarbeit darstellen, keine Quellen oder Zitate erfinden und keine synthetischen Beweise, Unterschriften oder Identitäten täuschend verwenden.

13.1 Umfang und Kundenverantwortung

Jeder Auftrag muss über einen dokumentierten Umfang, Kunden, eine Jurisdiktion, Arbeitsergebnisse, Annahmen, Verantwortlichkeiten, Datenanforderungen, einen Prüfprozess und einen Zeitplan verfügen. Arbeiten außerhalb des Umfangs erfordern eine angemessene Genehmigung und, soweit wesentlich, eine schriftliche Änderung des Auftrags.

AP Digital unterstützt Kunden bei Datenumgang, Analyse, Dokumentation und regulatorischer Vorbereitung. Der Kunde bleibt für seine rechtlichen Pflichten, tatsächlichen Einreichungen, Beschäftigungs- und Produktentscheidungen, internen Genehmigungen, die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und die unabhängige Rechtsberatung verantwortlich, sofern ein Auftrag nicht ausdrücklich und rechtmäßig etwas anderes vorsieht.

13.2 Kompetenz und aktuelle Anforderungen

Arbeiten müssen Personen mit geeigneten Kenntnissen und Beaufsichtigung zugewiesen werden. Wesentliche rechtliche oder regulatorische Annahmen müssen anhand verlässlicher, aktueller und jurisdiktionsspezifischer Quellen überprüft werden. Sind die nationale Umsetzung, Leitlinien oder Meldeformate unvollständig oder unsicher, so ist diese Unsicherheit anzugeben und dem Kunden zu raten, eine angemessene Rechtsberatung einzuholen.

13.3 Datenqualität und Methodik

• Quelle, Version und Datum wesentlicher Eingaben festhalten;
• Vollständigkeit, Format und offensichtliche Widersprüche vor der Analyse überprüfen;
• Berechnungsregeln, Kategorisierungslogik, Ausschlüsse, Annahmen und manuelle Anpassungen dokumentieren;
• reproduzierbare Methoden verwenden und einen geeigneten Prüfpfad bewahren;
• Daten, Kategorien, Schwellenwerte oder Darstellung nicht verändern, um ein nachteiliges Ergebnis zu verschleiern oder ein bevorzugtes Ergebnis zu erzeugen;
• vom Kunden bereitgestellte Tatsachen von Analyse und Empfehlungen von AP Digital unterscheiden; und
• wesentliche Datenlücken oder vermutete Fälschungen eskalieren, anstatt sie mit unbelegten Annahmen zu füllen.

13.4 Prüfung und Genehmigung

Wesentliche Arbeitsergebnisse müssen einer dokumentierten, ihrem Risiko angemessenen Prüfung unterzogen werden. Berichte, die für eine Aufsichtsbehörde, eine Arbeitnehmervertretung, einen Vorstand, einen Prüfungsausschuss oder eine notifizierte Stelle bestimmt sind oder eine Aussage über eine rechtliche Prüfung enthalten, erfordern vor der Freigabe eine unabhängige Zweitprüfung. Der Prüfer muss über ausreichende Kompetenz verfügen und darf nicht lediglich die Formatierung bestätigen.

Nach der Lieferung entdeckte Fehler müssen unverzüglich eskaliert werden. AP Digital muss die Auswirkungen bewerten, die ursprüngliche Aufzeichnung bewahren, gegebenenfalls eine korrigierte Version herausgeben und klar mit dem Kunden kommunizieren. Fehler dürfen nicht stillschweigend überschrieben oder verschleiert werden.

13.5 Regulatorische Einreichungen und Kommunikation

AP Digital darf einreichungsfertige Materialien erstellen, darf jedoch ohne klare schriftliche Befugnis nicht im Namen des Kunden einreichen, zertifizieren oder kommunizieren. Vor jeder befugten Einreichung muss der Kunde den betreffenden sachlichen Inhalt genehmigen, und AP Digital muss bestätigen, dass die genehmigte Version der eingereichten Version entspricht.

Regulatorische Fristen, einschließlich dringender Fristen für die Meldung von Cybersicherheit und Schwachstellen, müssen erfasst, überwacht und eskaliert werden. Niemand darf eine Eskalation verzögern, weil die Tatsachen unvollständig sind; vorläufige Meldepflichten müssen möglicherweise erfüllt werden, während eine Untersuchung noch andauert.

13.6 Unabhängigkeit, Arbeitnehmerrechte und Repressalienverbot

Analysen müssen objektiv bleiben und dürfen nicht angepasst werden, um einer kommerziellen Präferenz zu entsprechen. Erfasste Personen müssen die rechtmäßigen Informations-, Konsultations- und Beteiligungsrechte der Arbeitnehmer und ihrer Vertretungen wahren. AP Digital wird einen Kunden nicht dabei unterstützen, gegen eine Person Repressalien zu ergreifen, weil sie ein Anliegen zu Entgeltgleichheit, Cybersicherheit, Datenschutz, Compliance oder Whistleblowing vorgebracht hat.

14.1 Ressourcen von AP Digital

Systeme, Geräte, Konten, Methoden, Vorlagen, Marken, Domains, Software, Quellcode, Prompts, Dokumentation und sonstige Ressourcen von AP Digital dürfen nur für genehmigte Zwecke und mit angemessener Sorgfalt genutzt werden. Der Zugriff muss zurückgegeben oder deaktiviert werden, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Eine begrenzte private Nutzung von Kommunikations- oder Geräteressourcen ist nur zulässig, wenn sie rechtmäßig, angemessen und sicher ist, die Arbeit nicht beeinträchtigt und nicht durch eine kunden- oder systemspezifische Regel untersagt ist. Ressourcen von AP Digital dürfen niemals für rechtswidrige, diskriminierende, missbräuchliche, täuschende oder kommerzielle Nebentätigkeiten genutzt werden.

14.2 Rechte Dritter und Lizenzen

Erfasste Personen müssen Urheberrechte, Datenbankrechte, Patente, Marken, Geschäftsgeheimnisse, Softwarelizenzen, Open-Source-Pflichten und vertragliche Beschränkungen wahren. Unlizenzierte Software, kopierte Abonnement-Zugangsdaten, raubkopierte Inhalte und die unbefugte Wiederverwendung von Kunden- oder Wettbewerbermaterialien sind verboten.

Open-Source- und Drittkomponenten dürfen erst verwendet werden, nachdem bestätigt wurde, dass die Lizenz-, Sicherheits-, Quellenangabe- und Offenlegungspflichten mit der beabsichtigten Nutzung und den Kundenzusagen vereinbar sind.

14.3 Für AP Digital geschaffene Arbeiten

Geistiges Eigentum, das im Rahmen des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses geschaffen wird, muss im Einklang mit geltendem Recht und dem einschlägigen Vertrag behandelt werden. Erfasste Personen müssen angemessene Dokumente ausfertigen, die zur Bestätigung von Eigentum oder Lizenzierung erforderlich sind, und in Arbeitsergebnisse einbezogene Materialien Dritter offenlegen.

15.1 Sanktionen und gelistete Parteien

AP Digital hält die geltenden Wirtschafts- und Handelssanktionen ein. Keine Erfasste Person darf einer sanktionierten Person, Einrichtung, einem sanktionierten Gebiet oder einer verbotenen Tätigkeit Gelder, Dienstleistungen, Software, technische Informationen oder sonstige wirtschaftliche Ressourcen bereitstellen oder sich an einer Vereinbarung beteiligen, die auf die Umgehung einer Beschränkung abzielt.

Die Sorgfaltsprüfung von Kunden, Lieferanten und Zahlungen muss dem Risiko angemessen sein. Treffer, Bedenken hinsichtlich der Eigentümerstruktur, ungewöhnliche Jurisdiktionen oder Aufforderungen, identifizierende Informationen wegzulassen, müssen eskaliert werden, bevor die Arbeit oder Zahlung fortgesetzt wird.

15.2 Exportkontrollen

Software, Verschlüsselung, technische Dokumentation, Cybersicherheitsinformationen und Fernzugriff können exportkontrollrechtlichen Beschränkungen unterliegen. Grenzüberschreitende Übermittlungen dürfen erst erfolgen, nachdem jede erforderliche Einstufung, Genehmigung oder Beschränkung bewertet wurde.

15.3 Geldwäsche und verdächtige Vereinbarungen

AP Digital nimmt keine Gelder an und ermöglicht keine Gelder, die aus Straftaten stammen oder dazu bestimmt zu sein scheinen, den wirtschaftlich Berechtigten, das Ziel oder den Zweck zu verschleiern. Verdächtige Zahlungsmuster, unerklärte Drittzahler, Überzahlungen, Rückerstattungsanfragen auf ein anderes Konto und Aufforderungen zu falschen Rechnungsbeschreibungen müssen abgelehnt oder ausgesetzt und gemeldet werden.

16.1 Zutreffende und verantwortungsvolle Kommunikation

Website-Inhalte, Angebote, Präsentationen, Fallstudien, Social-Media-Beiträge und sonstige Kommunikation müssen zutreffend, belegbar, aktuell und weder durch Aussage noch durch Unterlassung irreführend sein. Rechtliche Anforderungen, Fristen, Schwellenwerte und Durchsetzungsmechanismen müssen mit angemessenen jurisdiktionsbezogenen Einschränkungen beschrieben werden.

AP Digital darf keine Compliance, keine Akzeptanz durch die Aufsichtsbehörde, keinen Prozesserfolg, keine Zertifizierung und kein bestimmtes Geschäftsergebnis garantieren. Aussagen über Sicherheit, Hosting-Standort, Verschlüsselung, KI-Fähigkeiten, rechtliche Prüfung, Kundenzahlen, Erfahrung oder Qualifikationen müssen die tatsächliche und überprüfbare Praxis widerspiegeln.

16.2 Kunden- und Drittreferenzen

Kundennamen, Logos, Referenzen, Zitate, Projektdetails und Ergebnisse dürfen nur mit entsprechender schriftlicher Erlaubnis und im Einklang mit den Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen verwendet werden. Daten müssen vor der Veröffentlichung erforderlichenfalls aggregiert oder anonymisiert werden, und das Risiko einer Re-Identifizierung muss bewertet werden.

16.3 Medien, soziale Medien und persönliche Ansichten

Nur befugte Personen dürfen mit den Medien sprechen, Presseerklärungen abgeben oder öffentlich im Namen von AP Digital reagieren. Persönliche Kommunikation darf keine Vertraulichen Informationen offenlegen oder eine Unterstützung durch AP Digital suggerieren. Erfasste Personen sollten deutlich machen, wann Ansichten persönlich sind, wenn andernfalls vernünftigerweise eine Verwechslung entstehen könnte.

16.4 Aufzeichnungen und informelle Nachrichten

Die Geschäftskommunikation muss genehmigte Kanäle nutzen. Wesentliche Entscheidungen, Kundenweisungen und Genehmigungen, die über Anrufe oder informelle Nachrichten getroffen werden, müssen in der entsprechenden Geschäftsunterlage festgehalten werden. Nachrichten müssen professionell bleiben und einer rechtmäßigen Offenlegung standhalten können.

17.1 Umweltverantwortung

AP Digital ist bestrebt, vermeidbare Umweltauswirkungen durch einen effizienten Einsatz von Energie, Geräten, Speicher, Papier, Reisen und anderen Ressourcen zu verringern. Elektronische Geräte und Datenträger müssen über genehmigte Kanäle wiederverwendet, recycelt oder sicher entsorgt werden.

Umweltaussagen müssen zutreffend, konkret und belegbar sein. Erfasste Personen dürfen keine vagen oder irreführenden Aussagen über Nachhaltigkeit, CO2-Auswirkungen oder Umweltvorteile treffen.

17.2 Verantwortungsvoller digitaler Betrieb

Datenaufbewahrung, Cloud-Nutzung und rechenintensive Werkzeuge sollten den geschäftlichen und rechtlichen Erfordernissen angemessen sein. Zu einem verantwortungsvollen digitalen Betrieb gehören das sichere Löschen redundanter Daten, die Auswahl angemessen effizienter Dienste und die Vermeidung unnötiger Duplizierung großer Datensätze.

18.1 Sorgfaltsprüfung und Auswahl

Dritte müssen nach objektiven Kriterien ausgewählt werden, einschließlich Kompetenz, Integrität, Sicherheit, Datenschutz, Konflikten, finanzieller Zuverlässigkeit, Sanktionsrisiko und der Fähigkeit, die vertraglichen Anforderungen zu erfüllen. Persönliche Beziehungen oder unlautere Vorteile dürfen die Auswahl nicht beeinflussen.

18.2 Schriftliche Bedingungen und Kontrollen

Bevor der Zugriff auf AP Digital oder Kundendaten gewährt wird, muss der Dritte über eine angemessene schriftliche Vereinbarung verfügen, die Umfang, Vertraulichkeit, Datenschutz, Informationssicherheit, geistiges Eigentum, Unterauftragsvergabe, Vorfallmeldung, Löschung oder Rückgabe, Prüf- oder Nachweisrechte und gegebenenfalls die Kündigung abdeckt.

Ein Dritter darf nicht dazu genutzt werden, eine für AP Digital geltende Beschränkung zu umgehen. Erfasste Personen, die einen Lieferanten betreuen, bleiben für eine verhältnismäßige Aufsicht, eine dokumentierte Leistungsbewertung und die Eskalation wesentlicher Probleme verantwortlich.

18.3 Erwartete Lieferantenstandards

• geltendes Recht einhalten und ehrlich handeln;
• Bestechung, Betrug, Repressalien, Diskriminierung, Zwangsarbeit und Kinderarbeit untersagen;
• personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen und Systeme schützen;
• geistiges Eigentum und Wettbewerbsrecht wahren;
• genaue Aufzeichnungen führen und Konflikte offenlegen;
• Sicherheitsvorfälle und schwerwiegendes Fehlverhalten unverzüglich melden; und
• bei angemessener Sorgfaltsprüfung und Abhilfe kooperieren.

Wesentliche oder wiederholte Nichteinhaltung kann vorbehaltlich Vertrag und Recht zu Korrekturmaßnahmen, Aussetzung des Zugriffs, Zurückhaltung der Genehmigung, Kündigung oder Meldung an Behörden führen.

19.1 Pflicht, Bedenken zu äußern

Erfasste Personen sollten ein Anliegen immer dann äußern, wenn sie vernünftigerweise einen Verstoß gegen Recht, diesen Kodex, einen Vertrag, eine Sicherheitsanforderung oder eine berufliche Pflicht vermuten oder wenn ein Verhalten ein wesentliches Risiko für eine Person, einen Kunden, eine Aufsichtsbehörde oder AP Digital schafft. Ein Nachweis ist vor der Meldung nicht erforderlich, und ein Anliegen sollte nicht privat in einer Weise untersucht werden, die Beweise oder Vertraulichkeit gefährden könnte.

19.2 Interne Meldemöglichkeiten

19.3 Externe Meldung und geschützte Hinweise

Die interne Meldung wird empfohlen, da sie es AP Digital ermöglichen kann, ein Problem rasch zu beheben, sie ist jedoch nicht verpflichtend, wenn das Recht eine externe Meldung schützt. Eine Person darf im Einklang mit geltendem Recht eine zuständige externe Meldestelle, Aufsichtsbehörde, Strafverfolgungsbehörde, Datenschutzbehörde, einen Rechtsberater, eine Arbeitnehmervertretung oder einen anderen geschützten Empfänger kontaktieren.

Diese internen Meldemöglichkeiten sollen eine förmliche gesetzliche interne Meldestelle nicht ersetzen, sofern AP Digital gesetzlich zur Einrichtung einer solchen verpflichtet ist. Eine solche Stelle wird nach dem geltenden gesetzlichen Verfahren und den Vertraulichkeitsanforderungen betrieben.

19.4 Anonyme Meldungen und bereitzustellende Informationen

Anonyme Anliegen werden im vernünftigerweise möglichen Umfang berücksichtigt, wobei Anonymität die Nachverfolgung einschränken kann. Eine Meldung sollte, soweit verfügbar, beschreiben, was geschehen ist, wann und wo es geschehen ist, wer beteiligt war, das Risiko oder die Auswirkung, relevante Unterlagen sowie ob dringende Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Meldende sollten Informationen rechtmäßig bewahren und eine unnötige Offenlegung personenbezogener oder vertraulicher Daten vermeiden.

20.1 Faire und verhältnismäßige Prüfung

Meldungen werden zeitnah, unparteiisch und verhältnismäßig durch eine Person mit angemessener Kompetenz und Unabhängigkeit bewertet. AP Digital wird die Vertraulichkeit im vernünftigerweise möglichen und rechtlich zulässigen Umfang schützen und dabei anerkennen, dass Informationen möglicherweise offengelegt werden müssen, um zu untersuchen, Rechte zu schützen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder das Recht einzuhalten.

An einer Prüfung beteiligte Personen müssen ehrlich kooperieren, relevante Informationen bewahren, die Angelegenheit angemessen vertraulich behandeln und eine Beeinflussung von Zeugen oder Beweisen vermeiden. Eine Person, deren Verhalten überprüft wird, sollte fair behandelt und ihr sollte vor einer endgültigen nachteiligen Feststellung eine angemessene Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden, vorbehaltlich dringender Schutzmaßnahmen und geltenden Rechts.

20.2 Repressalienverbot

Repressalien gegen eine Person, die in gutem Glauben ein Anliegen äußert, Rat einholt, die Teilnahme an vermutetem Fehlverhalten verweigert, eine Untersuchung unterstützt oder einen geschützten Hinweis abgibt, sind verboten. Zu den verbotenen Repressalien gehören Kündigung, Herabstufung, Entzug von Arbeit, Drohungen, Belästigung, Ausgrenzung, nachteilige Referenzen, ungerechtfertigte Änderungen von Aufgaben oder jeder andere Nachteil im Zusammenhang mit der geschützten Tätigkeit.

Eine Meldung erfolgt in gutem Glauben, wenn die Person zum betreffenden Zeitpunkt vernünftige Gründe zu der Annahme hatte, dass die Informationen zutreffend waren, auch wenn sich das Anliegen nicht bestätigt. Wissentlich falsche oder böswillige Behauptungen, die vorsätzliche Fälschung von Beweisen oder der Missbrauch des Meldeverfahrens können zu verhältnismäßigen Maßnahmen führen, ein ehrlicher Irrtum jedoch nicht.

20.3 Konsequenzen und Abhilfe

Ein erwiesener Verstoß kann zu Coaching, zusätzlichen Kontrollen, Schulung, Berichtigung von Aufzeichnungen, Entzug des Zugriffs, Umbesetzung, einer Verwarnung, Beendigung des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses, vertraglichen Rechtsbehelfen, Schadenersatz oder einer Meldung an eine Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörde führen. Jede Maßnahme ist verhältnismäßig und unterliegt geltendem Recht, Vertrag, einem ordnungsgemäßen Verfahren und Arbeitnehmervertretungsrechten.

AP Digital wird zudem Ursachen, Kundenbenachrichtigung, Unterstützung betroffener Personen, Kontrollverbesserungen, disziplinarische Konsistenz sowie die Frage berücksichtigen, ob frühere Entscheidungen oder Arbeitsergebnisse korrigiert werden müssen.

21.1 Verantwortung und Aufsicht

Die Gesellschafter sind Eigentümer dieses Kodex und für seine Umsetzung verantwortlich. Sie können bestimmte Verantwortlichkeiten für Datenschutz, Sicherheit, KI, Qualität, Finanzen, Lieferantenaufsicht und Untersuchungen zuweisen, bleiben jedoch dafür verantwortlich, eine angemessene Governance sicherzustellen.

21.2 Schulung und Sensibilisierung

Erfasste Personen müssen Einführungs- und Auffrischungsschulungen absolvieren, die ihrer Rolle und Risikoexposition angemessen sind. Die Schulung sollte mindestens Vertraulichkeit, Datenschutz, Informationssicherheit, verantwortungsvolle KI, Korruptionsbekämpfung, Konflikte, Gleichbehandlung, Qualität und das Melden von Bedenken abdecken. Eine zusätzliche Schulung ist erforderlich, bevor eine Person eine risikoreichere Tätigkeit ohne Beaufsichtigung ausübt.

21.3 Überwachung und Prüfung

AP Digital kann die Einhaltung durch Zugriffsüberprüfungen, Qualitätskontrollen, Sicherheitsprotokollierung, Lieferantenprüfung, Richtlinienbestätigungen, Audits und Vorfallprüfungen überwachen, vorbehaltlich geltenden Datenschutz-, Arbeits- und Mitbestimmungsrechts. Die Überwachung muss verhältnismäßig, soweit erforderlich transparent und nur für legitime Zwecke eingesetzt sein.

21.4 Ausnahmen

Eine Ausnahme von einer internen Kontrolle darf nur schriftlich von einem befugten Gesellschafter, aus einem dokumentierten Grund, für einen festgelegten Zeitraum und mit angemessenen Ausgleichsmaßnahmen gewährt werden. Keine Ausnahme darf einen Verstoß gegen Recht, vertragliche Pflichten, geschützte Rechte, Vertraulichkeit, Datenschutz oder ein Verbot von Bestechung, Betrug, Repressalien oder vorsätzlicher Falschdarstellung erlauben.

21.5 Überprüfung und Änderungen

Dieser Kodex wird mindestens jährlich überprüft und kann aktualisiert werden, wenn sich Gesetze, Dienstleistungen, Technologie oder Risiken ändern. Wesentliche Änderungen, die Beschäftigungsbedingungen oder die Überwachung von Beschäftigten betreffen, werden vorbehaltlich der geltenden Konsultations- und Mitbestimmungsanforderungen umgesetzt. Die jeweils aktuelle genehmigte Version sollte den Erfassten Personen und einschlägigen Geschäftspartnern in angemessener Weise zugänglich gemacht werden.

21.6 Fragen

Fragen zu diesem Kodex oder zum angemessenen Vorgehen sollten an einen Gesellschafter oder an info@apdigitalsolutions.eu gerichtet werden. Das Einholen von Rat wird empfohlen und wird nicht als Eingeständnis eines Fehlverhaltens gewertet.

Bevor Sie in einer wesentlichen Angelegenheit handeln, stellen Sie sich die folgenden Fragen. Eine Antwort mit "nein", "nicht sicher" oder "ich möchte nicht, dass dies dokumentiert wird" bedeutet: innehalten und Rat einholen.

Beispiele für Warnsignale

• "Bringen Sie das nicht zu Papier."
• "Alle am Markt machen das."
• "Der Kunde hat es uns angewiesen, also liegt es in seiner Verantwortung."
• "Ändern Sie die Kategorien, damit das Ergebnis besser aussieht."
• "Laden Sie die Datei in ein kostenloses KI-Werkzeug hoch; wir brauchen die Antwort jetzt."
• "Nutzen Sie mein privates Konto, weil das genehmigte System langsam ist."
• "Stellen Sie einer anderen Einheit in Rechnung oder beschreiben Sie die Leistung anders."
• "Wir können es als zertifiziert oder rechtskonform bezeichnen, obwohl die Prüfung noch nicht abgeschlossen ist."

Diese nicht abschließende Liste benennt zentrale Rechtsgebiete, die im Kodex berücksichtigt sind. Die für eine bestimmte Tätigkeit geltenden Gesetze hängen von den Tatsachen, der Jurisdiktion und dem Datum ab. Die Verweise umfassen Änderungen, Umsetzungsgesetze, aufsichtsbehördliche Leitlinien und Nachfolgeregelungen, soweit einschlägig.

Dieser Anhang ist eine interne Orientierungshilfe und kein Ersatz für Rechtsberatung in einer bestimmten Angelegenheit.

Diese Bestätigung kann verwendet werden, wenn AP Digital von einer Person oder einem Geschäftspartner den Empfang des Kodex bestätigen lassen möchte. Für einen Lieferanten oder anderen Dritten wird der Kodex nur in dem Umfang vertraglich verbindlich, der in der geltenden Vereinbarung oder im Annahmedokument angegeben ist.