Menettelytapasäännöt ja liiketoiminnan etiikka

Julkinen ja sisäinen standardi

AP Digital Solutions auttaa organisaatioita järjestämään arkaluonteisia digitaalisia varoja ja valmistelemaan dokumentaatiota monimutkaisia sääntelyvelvoitteita varten. Työhömme voi liittyä henkilöstön palkkatietoja, luottamuksellisia tuote- ja turvallisuustietoja sekä aineistoja, jotka on tarkoitettu valvontaviranomaisille, työntekijöiden edustajille, tilintarkastajille tai ylimmälle johdolle. Luottamus, tarkkuus ja harkinta eivät siksi ole valinnaisia; ne ovat olennaisia jokaisessa toimeksiannossa.

Harjoitamme liiketoimintaa lainmukaisesti, oikeudenmukaisesti ja avoimesti. Emme hanki työtä, vaikuta päätöksiin tai ratkaise kaupallisia ongelmia rehellisyyttämme vaarantamalla. Odotamme samaa vaatimustasoa jokaiselta meitä edustavalta ja kolmansilta osapuolilta, jotka on otettu tukemaan palvelujamme.

Osakkaat ovat vastuussa sävyn asettamisesta, asianmukaisten resurssien tarjoamisesta ja asianmukaisesta reagoinnista, kun huolenaiheita esitetään. Jokainen Sääntöjen piiriin kuuluva henkilö on henkilökohtaisesti vastuussa näiden Sääntöjen ymmärtämisestä, hyvän harkintakyvyn käyttämisestä ja äänensä korottamisesta, kun jokin vaikuttaa väärältä.

Asiakirjan tiedot

1.1 Tarkoitus

Nämä Säännöt asettavat AP Digital Solutions GbR:n ("AP Digital", "me", "meidät" tai "meidän") toiminnan vähimmäisvaatimukset. Niiden tarkoituksena on estää väärinkäytöksiä, tukea johdonmukaista päätöksentekoa ja osoittaa sitoutumisemme vastuulliseen liiketoimintaan.

Säännöt ovat riskiperusteiset. Erityistä huolellisuutta edellytetään, koska palveluihimme voi liittyä henkilötietoja, palkka- ja työsuhdetietoja, kyberturvallisuus- ja haavoittuvuustietoja, sääntelyn määräaikoja, automatisoitua analyysia ja toimituksia, joihin asiakkaat voivat luottaa tärkeissä päätöksissä.

1.2 Ketä velvoitetaan noudattamaan

Näitä Sääntöjä sovelletaan kaikkiin "Sääntöjen piiriin kuuluviin henkilöihin":

• AP Digitalin osakkaat;
• työntekijät, tilapäiset vuokratyöntekijät, harjoittelijat ja opiskelijat;
• AP Digitalin lukuun toimivat itsenäiset urakoitsijat, konsultit ja lähetetyt työntekijät; ja
• kaikki muut henkilöt, jotka on valtuutettu edustamaan AP Digitalia tai pääsemään sen järjestelmiin, asiakastietoihin tai luottamuksellisiin tietoihin.

Toimittajien, alikäsittelijöiden ja muiden liikekumppaneiden on noudatettava asianomaisia määräyksiä, kun nämä Säännöt on sisällytetty heidän sopimukseensa, kun he ovat nimenomaisesti hyväksyneet ne tai kun vastaavat vaatimukset asetetaan sopimusvelvoitteiden kautta.

1.3 Oikeusvaikutus ja etusijajärjestys

Nämä Säännöt täydentävät, mutta eivät korvaa sovellettavaa lakia, työ- tai palvelusopimusta, hyväksyttyä asiakastilausta, tietojenkäsittelysopimusta, luottamuksellisuusvelvoitteita, tietoturvavaatimuksia tai muuta sitovaa käytäntöä. Kun useita vaatimuksia sovelletaan, Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on noudatettava tiukempaa vaatimusta, ellei sen noudattaminen riko pakottavaa lakia.

Näiden Sääntöjen tarkoituksena ei ole poistaa tai rajoittaa lakisääteisiä oikeuksia, sopimusperusteisia oikeuksia, suojattuja ilmoituksia, työntekijöiden edustajien oikeuksia, työehtosopimusoikeuksia tai sovellettavia yhteistoimintaoikeuksia. Jos täytäntöönpano edellyttää kuulemista tai sopimista yritysneuvoston tai muun työntekijöiden edustuselimen kanssa, AP Digital noudattaa näitä vaatimuksia.

Nämä Säännöt eivät luo täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia asiakkaille, toimittajille tai muille kolmansille osapuolille, ellei sopimuksessa nimenomaisesti toisin määrätä. Ne eivät takaa työsuhteen tai toimeksiannon jatkumista eivätkä muuta mitään laillisesti sovellettavia irtisanomisoikeuksia tai -menettelyjä.

1.4 Määritelmät

2.1 Perusperiaatteemme

2.2 Osakkaiden vastuut

• hyväksyä ja toimia esimerkkinä näiden Sääntöjen mukaisesti sekä varmistaa, ettei kaupallinen paine syrjäytä oikeudellisia, eettisiä, turvallisuuteen liittyviä tai ammatillisia standardeja;
• kohdentaa asianmukaiset resurssit yksityisyyteen, tietoturvaan, laadunvarmistukseen, vastuulliseen tekoälyyn ja vaatimustenmukaisuuteen;
• varmistaa, että huolenaiheet arvioi asianmukaisen riippumaton ja pätevä henkilö;
• ryhtyä oikeasuhtaisiin korjaaviin ja kurinpidollisiin toimiin, kun väärinkäytös on todistettu; ja
• tarkastella olennaisia poikkeamia ja panna täytäntöön opitut asiat.

2.3 Esihenkilöiden ja toimeksiantovastaavien vastuut

• selittää asianomaiset vaatimukset tiimin jäsenille ja urakoitsijoille;
• varmistaa, että henkilöt ovat päteviä, valtuutettuja ja asianmukaisesti valvottuja;
• suunnitella riittävästi aikaa tarkastukselle, turvallisuudelle ja sääntelyn määräajoille;
• vastata kysymyksiin viipymättä ja eskaloida toimivaltansa ulkopuoliset asiat; ja
• olla koskaan ohjeistamatta, painostamatta tai palkitsematta ketään näiden Sääntöjen rikkomisesta.

2.4 Jokaisen Sääntöjen piiriin kuuluvan henkilön vastuut

• lukea, ymmärtää ja noudattaa näitä Sääntöjä sekä sovellettavia roolikohtaisia menettelyjä;
• suorittaa vaaditut koulutukset ja ylläpitää asianmukaista ammatillista pätevyyttä;
• suojata heille uskotut tiedot ja tunnistetiedot;
• kyseenalaistaa tai pysäyttää työ, joka vaikuttaa laittomalta, vaaralliselta, epätarkalta tai harhaanjohtavalta;
• ilmoittaa huolenaiheista ja tehdä rehellistä yhteistyötä tarkastusten ja tutkintojen kanssa; ja
• pyytää ohjeistusta ennen toimimista, kun oikea toimintatapa on epävarma.

3.1 Lain ja oikeutettujen ohjeiden noudattaminen

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on noudatettava työhönsä sovellettavia lakeja ja sääntelyvaatimuksia, mukaan lukien tarvittaessa tietosuojaa, kyberturvallisuutta, tekoälyä, korruption torjuntaa, kilpailua, työsuhteita, immateriaalioikeuksia, pakotteita, verotusta, kirjanpitoa sekä kuluttaja- tai yritysviestintää koskevat säännöt.

Kukaan ei saa käyttää välittäjää, automatisoitua työkalua, toimittajaa, yhteistyökumppania tai asiakkaan ohjetta tehdäkseen välillisesti sitä, mitä AP Digitalilta tai yksittäiseltä henkilöltä on kielletty tekemästä suoraan. Asiakkaan pyyntö ei oikeuta laitonta tai epäeettistä toimintaa.

3.2 Toimivalta ja hyväksynnät

Vain valtuutetut henkilöt voivat sitoa AP Digitalia, allekirjoittaa sopimuksia, hyväksyä menoja, tehdä sääntelyilmoituksia, ottaa toimittajia, antaa julkisia lausuntoja, päästä asiakasympäristöihin tai esittää, että AP Digital on tehnyt oikeudellisen tai ammatillisen johtopäätöksen. Hyväksymisrajoja ja tehtävien eriyttämistä koskevia vaatimuksia on noudatettava.

3.3 Ammatilliset rajat

AP Digital on digitaalisten varojen hallinnan ja vaatimustenmukaisuuden tuen palveluntarjoaja. Se ei saa esiintyä tuomioistuimena, valvontaviranomaisena, ilmoitettuna laitoksena, sertifiointielimenä tai vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksena. Se ei saa esiintyä asianajotoimistona tai tarjota oikeudellisia palveluja, ellei ja siltä osin kuin asianomainen palvelu on laillisesti sallittu ja asianmukaisesti valtuutetun henkilön suorittama.

Kaiken toteamuksen, jonka mukaan toimitus on "oikeudellisesti tarkastettu", on oltava tarkka, asianmukaisesti pätevän tarkastuksen tukema dokumentoidun soveltamisalan puitteissa ja siihen on liitettävä mahdolliset olennaiset oletukset tai rajoitukset. Se ei saa antaa ymmärtää takuuta vaatimustenmukaisuudesta, oikeudenkäynnin lopputuloksesta, valvontaviranomaisen hyväksynnästä tai oikeudellisesta suojasta.

3.4 Asiointi viranomaisten kanssa

Viestinnän valvontaviranomaisten, tuomioistuinten, viranomaisten ja ulkoisten ilmoitusviranomaisten kanssa on oltava tarkkaa, ilmoitetun soveltamisalan puitteissa täydellistä ja valtuutettua. Kukaan Sääntöjen piiriin kuuluva henkilö ei saa estää tutkintaa, salata olennaisia tietoja, luoda väärää tallennetta tai tuhota aineistoa, johon kohdistuu säilyttämisvelvoite.

Mikään tässä osiossa ei edellytä AP Digitalia tai yksittäistä henkilöä luopumaan oikeudellisesta suojasta, luottamuksellisuusoikeuksista, menettelyllisistä oikeuksista tai muista laillisista suojista. Viranomaisten pyynnöt on eskaloitava viipymättä osakkaalle ja tarvittaessa riippumattomalle oikeudelliselle neuvonantajalle.

4.1 Ihmisarvo, yhdenvertainen kohtelu ja osallisuus

AP Digital tarjoaa työympäristön, joka perustuu ihmisarvoon, ammattimaisuuteen ja yhtäläisiin mahdollisuuksiin. Työsuhteita, työn jakamista, palkkausta, kehittämistä ja muita päätöksiä koskevien päätösten on perustuttava objektiivisiin, tehtävään liittyviin perusteisiin ja sovellettavaan lakiin.

Syrjintä, häirintä, seksuaalinen häirintä, kiusaaminen, uhriuttaminen ja vastatoimet ovat kiellettyjä. Tähän kuuluu toiminta, joka perustuu rotuun tai etniseen alkuperään, kansallisuuteen, sukupuoleen, raskauteen tai äitiyteen, sukupuoli-identiteettiin, uskontoon tai vakaumukseen, vammaisuuteen, ikään, seksuaaliseen suuntautumiseen, siviili- tai perhesuhteeseen, sosiaaliseen alkuperään, poliittiseen mielipiteeseen, ammattiyhdistystoimintaan, terveydentilaan tai mihin tahansa muuhun sovellettavan lain mukaiseen suojattuun ominaisuuteen.

Häirintää voi esiintyä sanallisesti, fyysisesti, visuaalisesti tai digitaalisesti, ja sitä voi ilmetä toimistoissa, etätyössä, asiakkaan toimipaikoissa, viestintäalustoilla, sosiaalisissa tapahtumissa tai työmatkoilla. Tahallisuutta ei edellytetä, kun toiminnalla on sovellettavan lain mukainen kielletty vaikutus.

4.2 Samapalkkaisuus ja palkka-avoimuus

AP Digital tukee samaa palkkaa samasta tai samanarvoisesta työstä sekä objektiivisten, sukupuolineutraalien perusteiden käyttöä palkanmäärityksessä ja urakehityksessä. Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa kohdistaa vastatoimia kehenkään, joka laillisesti hakee palkkatietoja, keskustelee palkkauksesta, käyttää samapalkkaisuusoikeuksia tai osallistuu palkka-avoimuusprosessiin.

Asiakkaan henkilöstötietoja ei saa koskaan käyttää yksilöiden stereotypioimiseen, asiaan liittymättömien suojattujen ominaisuuksien päättelemiseen tai yksittäistä työsuhdetta koskevien toimien suosittelemiseen sovitun ja laillisen palvelun soveltamisalan ulkopuolella.

4.3 Ihmisoikeudet ja oikeudenmukaiset työolot

AP Digital ei siedä pakkotyötä, lapsityötä, ihmiskauppaa, orjuutta, väärinkäyttäviä työoloja tai laillisen yhdistymisvapauden ja kollektiivisen edustuksen häirintää. Odotamme asianomaisten toimittajien ja urakoitsijoiden noudattavan vastaavia standardeja.

Työajan, palkkauksen, lomien ja muiden ehtojen on oltava sovellettavan lain ja sopimusvelvoitteiden mukaisia. Ketään ei saa painostaa työskentelemään tavalla, joka aiheuttaa kohtuuttoman riskin terveydelle, turvallisuudelle, tietoturvalle tai laadulle.

4.4 Terveys, turvallisuus ja kohtuullinen tuki

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on noudatettava työpaikkaa, matkustusta ja etätyötä koskevia turvallisuusvaatimuksia, ilmoitettava vaaroista ja huolehdittava kohtuullisesti itsestään ja muista. AP Digital harkitsee sovellettavan lain edellyttämiä kohtuullisia mukautuksia ja käsittelee niihin liittyvät tiedot luottamuksellisesti.

5.1 Yleissääntö

Eturistiriita on olemassa, kun henkilökohtaiset, perheeseen liittyvät, taloudelliset, ammatilliset tai muut edut voisivat vaikuttaa tai kohtuudella vaikuttaa vaikuttavan henkilön harkintaan tai velvollisuuksiin AP Digitalia tai asiakasta kohtaan. Eturistiriidan vaikutelma voi olla yhtä vahingollinen kuin todellinen eturistiriita.

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on ilmoitettava todellinen, mahdollinen tai koettu eturistiriita viipymättä osakkaalle, eivätkä he saa osallistua asianomaiseen päätökseen tai toimintaan, ennen kuin eturistiriita on arvioitu ja kirjallinen lieventämistoimi tai hyväksyntä on annettu.

5.2 Esimerkkejä, jotka edellyttävät ilmoittamista

• taloudellinen etu asiakkaassa, toimittajassa, kilpailijassa, ehdokkaassa tai päätökseen osallistuvassa henkilössä tai läheinen henkilökohtainen suhde tällaiseen;
• ulkopuolinen työ, konsultointi, hallitusjäsenyydet tai liiketoiminta, joka kilpailee AP Digitalin kanssa, käyttää sen resursseja tai heikentää suoritusta;
• perheenjäsenen tai läheisen henkilön omistaman tai hallitseman yrityksen valinta, valvonta tai maksujen hyväksyminen;
• AP Digitalin roolin kautta saatujen etujen, mahdollisuuksien tai tietojen hyväksyminen henkilökohtaiseksi hyödyksi;
• työskentely kahdelle asiakkaalle, joiden edut luovat olennaisen eturistiriidan tai riskin luottamuksellisuudelle; ja
• osallistuminen palkkaa, rekrytointia, suoritusta tai kurinpitoa koskeviin päätöksiin, joihin liittyy läheinen henkilökohtainen suhde.

5.3 Eturistiriitojen hallinta

Lieventäminen voi sisältää ilmoittamisen asianomaiselle asiakkaalle, jääväyksen, riippumattoman tarkastuksen, tietomuurit, uudelleensijoittamisen, pääsyn rajoitukset, edun luovuttamisen tai toimeksiannosta kieltäytymisen. Eturistiriitaa ei saa hyväksyä, jos se rikkoisi lakia, ammatillisia velvollisuuksia, luottamuksellisuutta tai asiakkaan luottamusta.

6.1 Nollatoleranssi lahjonnalle ja korruptiolle

AP Digital kieltää lahjonnan ja korruption sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Kukaan Sääntöjen piiriin kuuluva henkilö ei saa suoraan tai välillisesti tarjota, luvata, antaa, pyytää, suostua vastaanottamaan tai vastaanottaa mitään arvokasta saadakseen sopimattoman edun, vaikuttaakseen päätökseen, palkitakseen sopimattomasta toiminnasta tai saadakseen toisen henkilön rikkomaan velvollisuutta.

Voitelurahat, salaiset palkkiot ja voitelumaksut ovat kiellettyjä. Tällaisen maksun pyyntö on evättävä ja ilmoitettava välittömästi, paitsi jos maksu suoritetaan välittömän ja uskottavan henkilökohtaista turvallisuutta koskevan uhan alaisena; tällaisesta tapahtumasta on ilmoitettava heti kun se on turvallista tehdä.

6.2 Lahjat ja vieraanvaraisuus

Lahjoja ja vieraanvaraisuutta saa tarjota tai vastaanottaa vain, kun ne ovat laillisia, vaatimattomia, satunnaisia, avoimia, oikeutettuun liiketoiminnalliseen tarkoitukseen ja molempien organisaatioiden sallimia. Ne eivät saa vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan sopimuksen myöntämiseen, uusimiseen, tarjouskilpailuun, sääntelyviranomaisen kanssa käytävään vuorovaikutukseen, maksuun, työsuhdepäätökseen tai muuhun liiketoiminnalliseen harkintaan.

6.3 Lahjoitukset, sponsorointi ja poliittinen toiminta

AP Digitalin nimissä tehdyt hyväntekeväisyyslahjoitukset ja sponsoroinnit edellyttävät kirjallista osakkaan hyväksyntää, huolellisuusvelvoitteen noudattamista ja tarkkaa kirjanpitoa. Niitä ei saa käyttää liiketoiminnan hankkimiseen tai arvon ohjaamiseen päätöksentekijälle. AP Digitalin nimissä tehdyt poliittiset lahjoitukset, lobbaus tai poliittiset kannanotot ovat kiellettyjä, ellei niitä ole nimenomaisesti hyväksytty oikeudellisen tarkastuksen jälkeen.

Henkilökohtainen poliittinen toiminta on erotettava selvästi AP Digitalista, se ei saa käyttää AP Digitalin resursseja ilman lupaa eikä antaa ymmärtää yrityksen kannatusta.

6.4 Kolmannen osapuolen välittäjät

Asiamiehet, esittelijät, konsultit ja muut välittäjät on valittava oikeutetuista liiketoiminnallisista syistä, oikeasuhtaisen huolellisuusvelvoitteen alaisena, otettava kirjallisella sopimuksella ja maksettava kohtuullinen, avoin korvaus dokumentoiduista palveluista. Epätavalliset maksureitit, menestykseen sidotut palkkiot tai salassapitopyynnöt on eskaloitava.

7.1 Kilpailuoikeus

AP Digital kilpailee itsenäisesti ja reilusti. Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa sopia, koordinoida tai vaihtaa kilpailullisesti arkaluonteisia tietoja kilpailijoiden kanssa tavalla, joka rajoittaa kilpailua. Kiellettyä toimintaa ovat hintojen kiinnittäminen, tarjouskeinottelu, asiakas- tai markkinajako, tuotannon rajoittaminen sekä sopimukset olla palkkaamatta tai houkuttelematta työntekijöitä, kun tämä on laitonta.

Kilpailullisesti arkaluonteisia tietoja ovat tuleva hinnoittelu, katteet, kustannukset, strategiset suunnitelmat, asiakaskohtaiset ehdot, kapasiteetti, tarjousaikeet ja ei-julkiset palkkastrategiat. Jos tällainen aihe nousee esiin kokouksessa tai viestinnässä kilpailijan kanssa, vastusta, poistu tarvittaessa, varmista että vastalause kirjataan, ja ilmoita tapahtumasta.

7.2 Reilu asiointi

Emme hanki kilpailija- tai asiakastietoja petoksen, luvattoman pääsyn, luottamuksellisuuden rikkomiseen houkuttelun tai entisen työnantajan tietojen väärinkäytön kautta. Markkinavertailujen ja vertailuanalyysien on käytettävä laillisia lähteitä ja asianmukaista koostamista tai anonymisointia.

Kilpailijoita, asiakkaita ja kolmansia osapuolia koskevien lausuntojen on oltava tarkkoja, asiaankuuluvia ja ammatillisesti ilmaistuja. Emme esitä vääriä, harhaanjohtavia tai halventavia väitteitä.

7.3 Hankinnat ja tarjouskilpailut

Tarjous- ja hankintaprosessit on toteutettava rehellisesti. Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa harjoittaa kartellia, jättää peitetarjouksia, manipuloida eritelmiä, salata eturistiriitoja tai hankkia luottamuksellisia tarjoustietoja sopimattomasti. Sitoumusten on oltava realistisia ja niiden on vastattava AP Digitalin todellisia kykyjä ja hyväksyntöjä.

8.1 Tarkka kirjanpito, tallenteet ja laskutus

Kaikkien liiketoimintatallenteiden on oltava tarkkoja, täydellisiä, oikea-aikaisia ja riittävän yksityiskohtaisia selittämään liiketapahtuma tai päätös. Tähän kuuluvat tarjoukset, sopimukset, laskut, työaikakirjanpito, kulut, laskelmat, sääntelytoimitukset, hyväksynnät, asiakkaan ohjeet, turvallisuuslokit ja kirjanpitotietueet.

Kukaan Sääntöjen piiriin kuuluva henkilö ei saa luoda tai hyväksyä väärää, harhaanjohtavaa, puutteellista tai takautuvasti päivättyä tallennetta; salata velkoja tai sivujärjestelyjä; perustaa kirjanpidon ulkopuolista tiliä; jakaa liiketapahtumia hyväksynnän välttämiseksi; tai laskuttaa työstä, kuluista tai toimituksista, joita ei ole asianmukaisesti aiheutunut tai toimitettu.

8.2 Petos, varkaus ja väärinkäyttö

Petos, varkaus, kavallus, väärentäminen, anastus, asiakkaan tai yrityksen varojen väärinkäyttö sekä tietojen tai raporttien tahallinen manipulointi ovat kiellettyjä. Epäillystä petoksesta tai olennaisesta kirjanpidon epäsäännöllisyydestä on ilmoitettava välittömästi osakkaalle, joka ei ole asiaan osallinen.

8.3 Verotus ja maksut

AP Digital noudattaa sovellettavia vero-, laskutus- ja kirjanpitovelvoitteita. Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa edesauttaa veronkiertoa, salata liiketapahtuman todellista osapuolta, ottaa vastaan tai suorittaa maksuja selittämättömien kolmansien osapuolten kautta tai käyttää käteistä, kryptovaluuttaa tai epätavallisia lainkäyttöalueita valvonnan välttämiseksi ilman dokumentoitua hyväksyntää ja laillista perustelua.

8.4 Säilyttäminen ja säilyttämismääräykset

Tallenteet on säilytettävä ja poistettava turvallisesti sovellettavan lain, sopimusvelvoitteiden ja AP Digitalin säilyttämisvaatimusten mukaisesti. Rutiininomainen poistaminen on lopetettava, kun asiakirja, tietoaineisto tai viestintä voi olla merkityksellinen oikeudenkäynnin, tutkinnan, tilintarkastuksen, sääntelypyynnön tai muun säilyttämisohjeen kannalta.

9.1 Yksityisyyden periaatteet

Henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, oikeudenmukaisesti ja avoimesti; kerättävä määriteltyihin tarkoituksiin; rajattava välttämättömään; pidettävä tarkkoina; säilytettävä ei kauempaa kuin on tarpeen; ja suojattava asianmukaisella turvallisuudella. Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on kyettävä selittämään, miksi henkilötietoja tarvitaan, missä roolissa AP Digital niitä käsittelee ja missä hyväksytyssä järjestelmässä ne säilytetään.

9.2 Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit

Kun AP Digital toimii rekisterinpitäjänä, käsittelyllä on oltava tunnistettu oikeusperuste ja sen on noudatettava sovellettavaa tietosuojaselostetta. Kun AP Digital toimii käsittelijänä, Asiakastietoja saa käsitellä vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja sovellettavan tietojenkäsittelysopimuksen puitteissa, paitsi jos laki edellyttää toisin.

Asiakkaan henkilötietoja ei saa käyttää uudelleen AP Digitalin omiin asiaan liittymättömiin tarkoituksiin, myydä, luovuttaa mainontaa varten, yhdistää asiakkaiden välillä tunnistettavissa olevaa vertailuanalyysia varten tai käyttää jaetun tai yleiskäyttöisen tekoälymallin kouluttamiseen, ellei asiakas ole nimenomaisesti valtuuttanut käsittelyä ja kaikki oikeudelliset ja sopimusvaatimukset ole täyttyneet.

9.3 Tietojen minimointi ja arkaluonteiset tiedot

Vain sovittua palvelua varten kohtuudella tarpeellisia tietoja saa pyytää tai käyttää. Nimet ja suorat tunnisteet on korvattava pseudonyymisillä tunnisteilla, kun niitä ei tarvita. Erityisiä henkilötietoryhmiä, rikostuomioihin liittyviä tietoja, yksityisiä yhteystietoja, kansallisia tunnisteita, pankkitietoja ja muita erittäin arkaluonteisia tietoja ei saa kerätä, ellei se ole erityisesti tarpeen, valtuutettua ja suojattu lisävalvonnalla.

9.4 Pääsy, jakaminen ja siirrot

Pääsy on rajoitettava valtuutettuihin henkilöihin, joilla on tiedonsaantitarve. Henkilötietoja saa jakaa vain hyväksyttyjen vastaanottajien kanssa asianmukaisen oikeudellisen ja sopimusperustan nojalla. Kansainväliset siirrot ja etäkäyttö toisesta maasta edellyttävät hyväksyttyä siirtomekanismia ja mahdollisia tietosuojatarkastuksessa tunnistettuja täydentäviä suojatoimia.

9.5 Sisäänrakennettu tietosuoja ja yksilön oikeudet

Uudet henkilötietoihin liittyvät palvelut, työkalut, toimittajat, integraatiot, lomakkeet ja tekoälyn käyttötavat on arvioitava ennen käyttöönottoa. Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi on suoritettava, kun käsittely voi aiheuttaa korkean riskin. Yksilöiden, valvontaviranomaisten tai asiakkaiden henkilötietoja koskevat pyynnöt on välitettävä viipymättä nimetylle henkilölle, eikä niihin saa vastata epävirallisesti ilman valtuutusta.

9.6 Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Kaikista henkilötietojen todellisista tai epäillyistä katoamisista, luvattomasta pääsystä, luovutuksesta, muuttamisesta, poistamisesta, väärään osoitteeseen lähettämisestä tai saatavuuden puutteesta on ilmoitettava välittömästi poikkeamaprosessin kautta. Älä viivytä ilmoittamista tutkiessasi, äläkä ota yhteyttä asianomaisiin henkilöihin, valvontaviranomaisiin tai asiakkaisiin ilman valtuutusta.

10.1 Luottamuksellisuusvelvollisuus

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on suojattava AP Digitalille, asiakkaille, toimittajille, työntekijöille ja muille kolmansille osapuolille kuuluvia Luottamuksellisia tietoja. Tietoja saa käyttää vain valtuutettuun tarkoitukseen, luovuttaa vain hyväksytyille vastaanottajille, joilla on tiedonsaantitarve, ja käsitellä sopimus- ja turvallisuusvaatimusten mukaisesti.

Velvollisuus jatkuu työsuhteen, toimeksiannon tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Tiedot on palautettava, poistettava turvallisesti tai säilytettävä vain laillisesti edellytetyllä tavalla. Pääsy ei luo oikeutta säilyttää kopioita tai käyttää tietoja henkilökohtaiseen hyötyyn, tulevaan työsuhteeseen, julkaisemiseen tai toiselle asiakkaalle.

10.2 Kohtuulliset suojatoimenpiteet

• luokittele ja merkitse tiedot tarvittaessa;
• käytä hyväksyttyjä turvallisia jakelukanavia ja salausta;
• varmista vastaanottajat ennen lähettämistä ja käytä mahdollisimman suppeaa jakelulistaa;
• vältä luottamuksellisten asioiden käsittelyä julkisilla paikoilla tai valtuuttamattomien kollegoiden, ystävien tai perheen kanssa;
• suojaa näytöt, paperit ja laitteet, kun ne ovat ilman valvontaa, ja hävitä aineisto turvallisesti;
• sovella tietomuureja, kun eturistiriidat tai asiakasrajoitukset niitä edellyttävät; ja
• ilmoita vahingossa tapahtuneesta luovutuksesta tai väärään osoitteeseen lähettämisestä välittömästi.

10.3 Suojatut ilmoitukset ja lailliset oikeudet

Luottamuksellisuusvelvoitteet eivät estä laillista suojattua ilmoitusta, epäillystä väärinkäytöksestä ilmoittamista toimivaltaiselle viranomaiselle, riippumattoman oikeudellisen neuvon hankkimista, lainvalvontaviranomaisten kanssa tehtävää yhteistyötä, työntekijöiden edustusoikeuksien käyttämistä tai muun sovellettavan lain suojaaman ilmoituksen tekemistä. Vain suojattuun tarkoitukseen kohtuudella tarpeelliset tiedot tulisi luovuttaa.

11.1 Turvallisuus on jokaisen vastuulla

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on noudatettava AP Digitalin ja asiakkaan turvallisuusvaatimuksia ja sovellettava tietojen arkaluonteisuuteen sopivaa huolellisuutta. Turvatoimia ei saa poistaa käytöstä, kiertää tai heikentää mukavuuden, nopeuden tai asiakaspaineen vuoksi.

11.2 Turvallisuuden vähimmäiskäyttäytyminen

• käytä yksilöllisiä tunnistetietoja, hyväksyttyä salasananhallintaa ja monivaiheista todennusta, kun se on saatavilla;
• älä koskaan jaa tilejä, salasanoja, palautuskoodeja tai käyttöoikeustunnuksia;
• käytä AP Digitalin työhön vain hyväksyttyjä, hallinnoituja ja salattuja laitteita ja ohjelmistoja;
• asenna päivitykset viipymättä äläkä poista käytöstä päätelaitesuojausta, lokitusta tai näytön lukituksia;
• varmista epätavalliset maksu-, tunnistetieto-, tiedostonjako- ja käyttöoikeuspyynnöt erillisen kanavan kautta;
• käytä hyväksyttyjä turvallisia yhteyksiä ja noudata erityistä huolellisuutta julkisissa tai jaetuissa verkoissa;
• älä asenna hyväksymättömiä ohjelmistoja, selainlaajennuksia, integraatioita tai etäkäyttötyökaluja;
• noudata vähimmän oikeuden käyttöä ja poista pääsy viipymättä, kun sitä ei enää tarvita; ja
• hävitä laitteet ja media turvallisesti hyväksyttyä prosessia käyttäen.

11.3 Turvallisuuspoikkeamat ja haavoittuvuudet

Kadonneista laitteista, epäillystä tietojenkalastelusta, haittaohjelmista, tunnistetietojen vaarantumisesta, luvattomasta pääsystä, väärään osoitteeseen lähetetyistä tiedoista, poikkeavasta järjestelmän käyttäytymisestä, palvelukatkoksista ja muista epäillyistä poikkeamista on ilmoitettava välittömästi. Säilytä asiaankuuluva todistusaineisto ja noudata ohjeita; älä ilmoita itsenäisesti asiakkaille, valvontaviranomaisille, toimittajille tai yleisölle ilman valtuutusta.

Turvallisuustestaus, haavoittuvuuksien skannaus, tunkeutumistestaus ja yritykset päästä järjestelmiin myönnettyjen oikeuksien ulkopuolella ovat kiellettyjä ilman kirjallista valtuutusta ja määriteltyä soveltamisalaa. Kyberkestävyyssäädöksen palveluihin liittyen saatujen haavoittuvuustietojen on oltava tiukasti tiedonsaantitarpeeseen perustuvia, eikä niitä saa luovuttaa ennenaikaisesti tai käyttää kaupankäyntiin, hyväksikäyttöön tai julkisuuteen.

11.4 Asiakasympäristöt ja etätyö

Asiakasympäristöihin saa päästä vain sovittua tarkoitusta varten, hyväksyttyjen menetelmien kautta ja myönnettyjen oikeuksien puitteissa. Asiakastietoja ei saa kopioida AP Digitalin järjestelmiin ilman valtuutusta. Etätyön on säilytettävä luottamuksellisuus, estettävä luvaton katselu tai kuuntelu ja käytettävä turvallista tallennusta ja viestintää.

12.1 Hyväksytty ja vastuullinen käyttö

Tekoälyjärjestelmiä saa käyttää vain hyväksyttyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen, käyttäjän pätevyyden rajoissa ja käyttötapaukseen sopivien riski-, yksityisyys-, turvallisuus-, immateriaalioikeus- ja sopimusvalvontojen alaisena. AP Digital ylläpitää asianmukaista tekoälyosaamista ja roolikohtaista ohjeistusta henkilöille, jotka käyttävät tai valvovat Tekoälyjärjestelmiä.

Tekoälyjärjestelmä ei korvaa ammatillista harkintaa tai vastuuta. Tuotosta käyttävä henkilö on edelleen vastuussa sen tarkkuuden, merkityksellisyyden, laillisuuden ja soveltuvuuden tarkistamisesta ennen kuin siihen luotetaan, se jaetaan tai sisällytetään toimitukseen.

12.2 Kielletyt käyttötavat

Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa käyttää Tekoälyjärjestelmiä laittomaan manipulointiin, kiellettyyn syrjintään, sosiaaliseen pisteytykseen, laittomaan biometriseen luokitteluun, harhaanjohtavaan esiintymiseen toisena, luvattomaan valvontaan tai mihinkään muuhun sovellettavan lain mukaan kiellettyyn käytäntöön. Tekoälyä ei saa käyttää arkaluonteisten henkilökohtaisten ominaisuuksien päättelemiseen asiakkaan palkka- tai henkilöstötiedoista, ellei käsittely ole nimenomaisesti laillista, tarpeellista, valtuutettua ja asianmukaisten suojatoimien alaista.

AP Digital ei saa tehdä yksilöä koskevia työsuhde-, palkka-, ylennys-, kurinpito- tai irtisanomispäätöksiä pelkästään automatisoidulla käsittelyllä, kun tämä tuottaisi oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Asiakkaalle suunnattua analyysia ei saa esittää automatisoituna työsuhdepäätöksenä tai ohjeena.

12.3 Asiakas- ja luottamukselliset tiedot

Asiakastietoja, henkilötietoja, liikesalaisuuksia, lähdekoodia, haavoittuvuustietoja ja luottamuksellisia asiakirjoja ei saa syöttää julkiseen, kuluttajille suunnattuun tai muutoin hyväksymättömään tekoälypalveluun. Kolmannen osapuolen tekoälypalveluntarjoajan käyttö edellyttää etukäteistä toimittaja-, yksityisyys-, turvallisuus-, siirto-, immateriaalioikeus- ja sopimustarkastusta sekä mahdollista vaadittua asiakkaan hyväksyntää.

12.4 Ihmisen valvonta, laatu ja avoimuus

• määrittele tarkoitus, käyttäjät, tiedot, tuotos ja ihmispäätöksentekijä;
• testaa olennaiset tuotokset tarkkuuden, vinouman, kestävyyden ja ennakoitavissa olevan väärinkäytön osalta;
• ylläpidä riittävää kirjanpitoa työkalusta, versiosta, syötteen valvonnasta, tarkastuksesta ja olennaisista korjauksista;
• tarjoa merkityksellinen ihmisen suorittama tarkastus ennen ulkoista käyttöä tai olennaista päätöstä;
• tunnista tekoälyn tuottama tai olennaisesti tekoälyavusteinen sisältö, kun laki, sopimus tai konteksti edellyttää ilmoittamista;
• seuraa poikkeamia, olennaisia suorituskyvyn muutoksia ja toimittajan muutoksia; ja
• lopeta käyttö ja eskaloi, kun järjestelmä käyttäytyy odottamattomasti, luo olennaista vinoumaa, vuotaa tietoja tai sitä ei voida riittävästi valvoa.

12.5 Immateriaalioikeudet ja aitous

Tekoälyn käytön on kunnioitettava tekijänoikeuksia, tietokantaoikeuksia, liikesalaisuuksia, lisenssiehtoja ja lähdemerkintävaatimuksia. Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa esittää tekoälyn tuottamaa aineistoa itsenäisesti todennettuna asiantuntijatyönä, keksiä lähteitä tai viittauksia tai käyttää synteettistä todistusaineistoa, allekirjoituksia tai henkilöllisyyksiä harhaanjohtavasti.

13.1 Soveltamisala ja asiakkaan vastuu

Jokaisella toimeksiannolla on oltava dokumentoitu soveltamisala, asiakas, lainkäyttöalue, toimitukset, oletukset, vastuut, tietovaatimukset, tarkastusprosessi ja aikataulu. Soveltamisalan ulkopuolinen työ edellyttää asianmukaista hyväksyntää ja, kun se on olennaista, kirjallista muutosta toimeksiantoon.

AP Digital tukee asiakkaita tietojen käsittelyssä, analyysissa, dokumentoinnissa ja sääntelyvalmistelussa. Asiakas on edelleen vastuussa oikeudellisista velvoitteistaan, tosiseikkoja koskevista ilmoituksista, työsuhde- ja tuotepäätöksistä, sisäisistä hyväksynnöistä, valvontaviranomaisviestinnästä ja riippumattomasta oikeudellisesta neuvonnasta, ellei tilauksessa nimenomaisesti ja laillisesti toisin todeta.

13.2 Pätevyys ja ajantasaiset vaatimukset

Työ on osoitettava henkilöille, joilla on soveltuva tietämys ja valvonta. Olennaiset oikeudelliset tai sääntelylliset oletukset on tarkistettava luotettavia, ajantasaisia ja lainkäyttöaluekohtaisia lähteitä vastaan. Kun kansallinen täytäntöönpano, ohjeistus tai raportointimuodot ovat puutteellisia tai epävarmoja, tämä epävarmuus on ilmoitettava ja asiakasta on neuvottava hankkimaan asianmukaista oikeudellista neuvontaa.

13.3 Tietojen laatu ja menetelmät

• kirjaa olennaisten syötteiden lähde, versio ja päivämäärä;
• vahvista täydellisyys, muoto ja ilmeiset epäjohdonmukaisuudet ennen analyysia;
• dokumentoi laskentasäännöt, luokittelulogiikka, poissulkemiset, oletukset ja manuaaliset mukautukset;
• käytä toistettavia menetelmiä ja säilytä soveltuva jäljitysketju;
• älä muuta tietoja, luokkia, kynnysarvoja tai esitystapaa epäedullisen tuloksen salaamiseksi tai halutun lopputuloksen luomiseksi;
• erota asiakkaan toimittamat tosiseikat AP Digitalin analyysista ja suosituksista; ja
• eskaloi olennaiset tietopuutteet tai epäilty väärentäminen sen sijaan, että täyttäisit ne perusteettomilla oletuksilla.

13.4 Tarkastus ja hyväksyntä

Olennaisten toimitusten on saatava niiden riskiin suhteutettu dokumentoitu tarkastus. Raportit, jotka on tarkoitettu valvontaviranomaiselle, työntekijöiden edustajalle, hallitukselle, tarkastusvaliokunnalle tai ilmoitetulle laitokselle tai jotka sisältävät oikeudellista tarkastusta koskevan lausunnon, edellyttävät riippumatonta toisen henkilön tarkastusta ennen julkaisemista. Tarkastajalla on oltava riittävä pätevyys, eikä hän saa pelkästään vahvistaa muotoilua.

Toimituksen jälkeen havaitut virheet on eskaloitava viipymättä. AP Digitalin on arvioitava vaikutus, säilytettävä alkuperäinen tallenne, annettava korjattu versio tarvittaessa ja viestittävä selkeästi asiakkaan kanssa. Virheitä ei saa hiljaisesti korvata tai salata.

13.5 Sääntelyilmoitukset ja viestintä

AP Digital voi valmistella ilmoitusvalmiita aineistoja, mutta se ei saa jättää, sertifioida tai viestiä asiakkaan nimissä ilman selkeää kirjallista valtuutusta. Ennen valtuutettua ilmoitusta asiakkaan on hyväksyttävä asianomainen tosiseikkasisältö, ja AP Digitalin on vahvistettava, että hyväksytty versio on toimitettu versio.

Sääntelyn määräajat, mukaan lukien kiireelliset kyberturvallisuus- ja haavoittuvuusraportoinnin määräajat, on kirjattava, seurattava ja eskaloitava. Kukaan ei saa viivyttää eskalointia sen vuoksi, että tosiseikat ovat puutteellisia; alustavat raportointivaatimukset saatetaan joutua täyttämään tutkinnan jatkuessa.

13.6 Riippumattomuus, työntekijöiden oikeudet ja vastatoimien kielto

Analyysin on pysyttävä objektiivisena, eikä sitä saa mukauttaa kaupallisen mieltymyksen tyydyttämiseksi. Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on kunnioitettava työntekijöiden ja heidän edustajiensa laillisia tiedonsaanti-, kuulemis- ja osallistumisoikeuksia. AP Digital ei avusta asiakasta kohdistamaan vastatoimia yksilöön, joka on nostanut esiin samapalkkaisuuteen, kyberturvallisuuteen, yksityisyyteen, vaatimustenmukaisuuteen tai väärinkäytösten ilmoittamiseen liittyvän huolenaiheen.

14.1 AP Digitalin varat

Järjestelmiä, laitteita, tilejä, menetelmiä, mallipohjia, brändejä, verkkotunnuksia, ohjelmistoja, lähdekoodia, kehotteita, dokumentaatiota ja muita AP Digitalin varoja saa käyttää vain valtuutettuihin tarkoituksiin ja kohtuullisella huolellisuudella. Pääsy on palautettava tai poistettava käytöstä, kun sitä ei enää tarvita.

Viestintä- tai laiteresurssien rajoitettu henkilökohtainen käyttö on sallittua vain, kun se on laillista, kohtuullista, turvallista, ei häiritse työtä eikä ole asiakkaan tai järjestelmäkohtaisen säännön kieltämää. AP Digitalin resursseja ei saa koskaan käyttää laittomaan, syrjivään, väärinkäyttävään, harhaanjohtavaan tai kaupalliseen sivutoimintaan.

14.2 Kolmansien osapuolten oikeudet ja lisenssit

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on kunnioitettava tekijänoikeuksia, tietokantaoikeuksia, patentteja, tavaramerkkejä, liikesalaisuuksia, ohjelmistolisenssejä, avoimen lähdekoodin velvoitteita ja sopimusrajoituksia. Lisensoimaton ohjelmisto, kopioidut tilaustunnistetiedot, piraattisisältö ja asiakas- tai kilpailija-aineistojen luvaton uudelleenkäyttö ovat kiellettyjä.

Avoimen lähdekoodin ja kolmannen osapuolen komponentteja saa käyttää vasta sen jälkeen, kun on varmistettu, että lisenssi-, turvallisuus-, lähdemerkintä- ja lähdekoodin julkistamisvelvoitteet ovat yhteensopivia aiotun käytön ja asiakassitoumusten kanssa.

14.3 AP Digitalille luotu työ

Työsuhteen tai toimeksiannon aikana luotua immateriaaliomaisuutta on käsiteltävä sovellettavan lain ja asianomaisen sopimuksen mukaisesti. Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on allekirjoitettava kohtuulliset asiakirjat, joita omistuksen tai lisensoinnin vahvistaminen edellyttää, ja ilmoitettava työtuotokseen sisällytetyt kolmansien osapuolten aineistot.

15.1 Pakotteet ja rajoitetut osapuolet

AP Digital noudattaa sovellettavia talous- ja kauppapakotteita. Kukaan Sääntöjen piiriin kuuluva henkilö ei saa tarjota varoja, palveluja, ohjelmistoja, teknisiä tietoja tai muita taloudellisia resursseja pakotteiden kohteena olevalle henkilölle, yhteisölle, alueelle tai kielletylle toiminnalle tai osallistua järjestelyyn, jonka tarkoituksena on kiertää rajoitusta.

Asiakkaita, toimittajia ja maksuja koskevan huolellisuusvelvoitteen on oltava riskiin suhteutettua. Osumat, omistukseen liittyvät huolenaiheet, epätavalliset lainkäyttöalueet tai pyynnöt tunnistetietojen jättämisestä pois on eskaloitava ennen työn tai maksun jatkamista.

15.2 Vientivalvonta

Ohjelmistoihin, salaukseen, tekniseen dokumentaatioon, kyberturvallisuustietoihin ja etäkäyttöön voi kohdistua vientivalvontarajoituksia. Rajat ylittäviä siirtoja ei saa tapahtua ennen kuin mahdollinen vaadittu luokittelu, valtuutus tai rajoitus on arvioitu.

15.3 Rahanpesu ja epäilyttävät järjestelyt

AP Digital ei ota vastaan tai edesauta varoja, jotka näyttävät olevan rikoksen tuottamia tai tarkoitettu tosiasiallisen omistajan, määränpään tai tarkoituksen peittämiseen. Epäilyttävät maksukuviot, selittämättömät kolmannen osapuolen maksajat, ylimaksut, hyvityspyynnöt eri tilille ja pyynnöt vääristä laskukuvauksista on evättävä tai keskeytettävä ja ilmoitettava.

16.1 Tarkka ja vastuullinen viestintä

Verkkosivuston sisällön, tarjousten, esitysten, tapaustutkimusten, sosiaalisen median julkaisujen ja muun viestinnän on oltava tarkkaa, perusteltavissa olevaa, ajantasaista eikä lausunnon tai poisjätön kautta harhaanjohtavaa. Oikeudelliset vaatimukset, määräajat, kynnysarvot ja täytäntöönpanomekanismit on kuvattava asianmukaisin lainkäyttöaluetta koskevin varauksin.

AP Digital ei saa taata vaatimustenmukaisuutta, valvontaviranomaisen hyväksyntää, oikeudenkäynnin menestystä, sertifiointia tai tiettyä liiketoiminnallista lopputulosta. Turvallisuutta, isännöintipaikkaa, salausta, tekoälyominaisuuksia, oikeudellista tarkastusta, asiakasmääriä, kokemusta tai pätevyyttä koskevien väitteiden on vastattava todellista ja todennettavissa olevaa käytäntöä.

16.2 Asiakas- ja kolmannen osapuolen viittaukset

Asiakkaiden nimiä, logoja, suositteluja, lainauksia, projektien tietoja ja tuloksia saa käyttää vain asianmukaisella kirjallisella luvalla ja luottamuksellisuus- ja tietosuojavaatimusten mukaisesti. Tiedot on koottava tai anonymisoitava ennen julkaisemista, kun sitä edellytetään, ja uudelleentunnistamisen riski on arvioitava.

16.3 Media, sosiaalinen media ja henkilökohtaiset näkemykset

Vain valtuutetut henkilöt saavat puhua medialle, antaa lehdistölausuntoja tai vastata julkisesti AP Digitalin puolesta. Henkilökohtainen viestintä ei saa paljastaa Luottamuksellisia tietoja tai antaa ymmärtää AP Digitalin kannatusta. Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden tulisi tehdä selväksi, milloin näkemykset ovat henkilökohtaisia, jos sekaannusta voisi kohtuudella syntyä.

16.4 Tallenteet ja epävirallinen viestintä

Liikeviestinnän on käytettävä hyväksyttyjä kanavia. Puheluiden tai epävirallisen viestinnän kautta tehdyt olennaiset päätökset, asiakkaan ohjeet ja hyväksynnät on kirjattava asianmukaiseen liiketoimintatallenteeseen. Viestien on pysyttävä ammattimaisina ja laillisesti luovutettavissa olevina.

17.1 Ympäristövastuu

AP Digital pyrkii vähentämään vältettävissä olevaa ympäristövaikutusta energian, laitteiden, tallennuksen, paperin, matkustamisen ja muiden resurssien tehokkaalla käytöllä. Sähkölaitteet ja media on käytettävä uudelleen, kierrätettävä tai hävitettävä turvallisesti hyväksyttyjen kanavien kautta.

Ympäristöväitteiden on oltava tarkkoja, täsmällisiä ja perusteltavissa olevia. Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt eivät saa esittää epämääräisiä tai harhaanjohtavia väitteitä kestävyydestä, hiilivaikutuksesta tai ympäristöhyödyistä.

17.2 Vastuullinen digitaalinen toiminta

Tietojen säilyttämisen, pilvipalvelun käytön ja laskennallisesti raskaiden työkalujen tulisi olla oikeasuhtaisia liiketoiminnallisiin ja oikeudellisiin tarpeisiin nähden. Vastuulliseen digitaaliseen toimintaan kuuluu tarpeettomien tietojen turvallinen poistaminen, asianmukaisen tehokkaiden palvelujen valinta ja suurten tietoaineistojen tarpeettoman kahdentamisen välttäminen.

18.1 Huolellisuusvelvoite ja valinta

Kolmannet osapuolet on valittava objektiivisin perustein, mukaan lukien pätevyys, rehellisyys, turvallisuus, yksityisyys, eturistiriidat, taloudellinen luotettavuus, pakoteriski ja kyky täyttää sopimusvaatimukset. Henkilökohtaiset suhteet tai sopimattomat edut eivät saa vaikuttaa valintaan.

18.2 Kirjalliset ehdot ja valvonta

Ennen kuin pääsy AP Digitalin tai Asiakastietoihin myönnetään, kolmannella osapuolella on oltava asianmukainen kirjallinen sopimus, joka kattaa soveltamisalan, luottamuksellisuuden, tietosuojan, tietoturvan, immateriaalioikeudet, alihankinnan, poikkeamailmoituksen, poistamisen tai palauttamisen, tarkastus- tai varmistusoikeudet ja tarvittaessa irtisanomisen.

Kolmatta osapuolta ei saa käyttää AP Digitaliin sovellettavan rajoituksen välttämiseen. Toimittajaa hallinnoivat Sääntöjen piiriin kuuluvat henkilöt ovat edelleen vastuussa oikeasuhtaisesta valvonnasta, dokumentoidusta suorituksen arvioinnista ja olennaisten asioiden eskaloinnista.

18.3 Toimittajilta odotetut standardit

• noudattaa sovellettavaa lakia ja toimia rehellisesti;
• kieltää lahjonta, petos, vastatoimet, syrjintä, pakkotyö ja lapsityö;
• suojata henkilötiedot, luottamukselliset tiedot ja järjestelmät;
• kunnioittaa immateriaalioikeuksia ja kilpailuoikeutta;
• ylläpitää tarkkaa kirjanpitoa ja ilmoittaa eturistiriidat;
• ilmoittaa turvallisuuspoikkeamista ja vakavista väärinkäytöksistä viipymättä; ja
• tehdä yhteistyötä kohtuullisen huolellisuusvelvoitteen ja korjaamisen kanssa.

Olennainen tai toistuva noudattamatta jättäminen voi johtaa korjaaviin toimenpiteisiin, pääsyn keskeyttämiseen, hyväksynnän pidättämiseen, sopimuksen päättämiseen tai viranomaisille ilmoittamiseen sopimuksen ja lain mukaisesti.

19.1 Velvollisuus nostaa huolenaiheita esiin

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden tulisi nostaa esiin huolenaihe aina, kun he kohtuudella epäilevät lain, näiden Sääntöjen, sopimuksen, turvallisuusvaatimuksen tai ammatillisen velvoitteen rikkomista tai kun toiminta luo olennaisen riskin henkilölle, asiakkaalle, valvontaviranomaiselle tai AP Digitalille. Todisteita ei vaadita ennen ilmoittamista, eikä huolenaihetta tulisi tutkia yksityisesti tavalla, joka voisi vaarantaa todistusaineiston tai luottamuksellisuuden.

19.2 Sisäiset ilmoitusvaihtoehdot

19.3 Ulkoinen ilmoittaminen ja suojatut ilmoitukset

Sisäistä ilmoittamista suositellaan, koska se voi antaa AP Digitalille mahdollisuuden käsitellä asia nopeasti, mutta se ei ole pakollista, kun laki suojaa ulkoista ilmoittamista. Henkilö voi ottaa yhteyttä toimivaltaiseen ulkoiseen ilmoitusviranomaiseen, valvontaviranomaiseen, lainvalvontaviranomaiseen, tietosuojaviranomaiseen, oikeudelliseen neuvonantajaan, työntekijöiden edustajaan tai muuhun suojattuun vastaanottajaan sovellettavan lain mukaisesti.

Nämä sisäiset ilmoitusvaihtoehdot eivät pyri korvaamaan virallista lakisääteistä sisäistä ilmoituskanavaa, jos AP Digital on laillisesti velvollinen sellaisen perustamaan. Tällainen kanava toimii sovellettavan lakisääteisen menettelyn ja luottamuksellisuusvaatimusten mukaisesti.

19.4 Anonyymit ilmoitukset ja annettavat tiedot

Anonyymit huolenaiheet otetaan huomioon siltä osin kuin se on kohtuudella mahdollista, vaikka anonymiteetti voi rajoittaa jatkotoimia. Ilmoituksessa tulisi mahdollisuuksien mukaan kuvata, mitä tapahtui, milloin ja missä se tapahtui, ketkä olivat osallisina, riski tai vaikutus, asiaankuuluvat tallenteet ja se, tarvitaanko kiireellisiä suojatoimia. Ilmoittajien tulisi säilyttää tiedot laillisesti ja välttää henkilökohtaisten tai luottamuksellisten tietojen tarpeetonta luovuttamista.

20.1 Oikeudenmukainen ja oikeasuhtainen tarkastelu

Ilmoitukset arvioidaan viipymättä, puolueettomasti ja oikeasuhtaisesti henkilön toimesta, jolla on asianmukainen pätevyys ja riippumattomuus. AP Digital suojaa luottamuksellisuutta siltä osin kuin se on kohtuudella mahdollista ja laillisesti sallittua, samalla tunnustaen, että tietoja voidaan joutua luovuttamaan tutkintaa, oikeuksien suojaamista, korjaavien toimien toteuttamista tai lain noudattamista varten.

Tarkasteluun osallistuvien henkilöiden on tehtävä rehellistä yhteistyötä, säilytettävä asiaankuuluvat tiedot, pidettävä asia asianmukaisen luottamuksellisena ja vältettävä todistajien tai todistusaineiston kanssa puuttumista. Henkilöä, jonka toiminta on tarkastelun kohteena, tulisi kohdella oikeudenmukaisesti ja hänelle tulisi antaa asianmukainen mahdollisuus vastata ennen lopullista epäedullista päätöstä, kiireellisten suojatoimien ja sovellettavan lain mukaisesti.

20.2 Vastatoimien kielto

Vastatoimet ovat kiellettyjä henkilöä kohtaan, joka vilpittömässä mielessä nostaa esiin huolenaiheen, pyytää ohjeistusta, kieltäytyy osallistumasta epäiltyyn väärinkäytökseen, avustaa tutkinnassa tai tekee suojatun ilmoituksen. Kiellettyihin vastatoimiin kuuluvat irtisanominen, alentaminen, työn menettäminen, uhkaukset, häirintä, poissulkeminen, epäedulliset suositukset, perusteettomat muutokset tehtäviin tai mikä tahansa muu suojattuun toimintaan liittyvä haitta.

Ilmoitus tehdään vilpittömässä mielessä, kun henkilöllä oli kohtuulliset perusteet uskoa tietojen olevan totta tuolloin, vaikka huolenaihe ei osoittautuisi todeksi. Tieten väärät tai pahantahtoiset syytökset, tahallinen todistusaineiston väärentäminen tai ilmoitusprosessin väärinkäyttö voivat johtaa oikeasuhtaisiin toimiin, mutta rehellinen erehdys ei johda.

20.3 Seuraamukset ja korjaaminen

Todistettu rikkomus voi johtaa valmennukseen, lisävalvontaan, koulutukseen, tallenteiden korjaamiseen, pääsyn poistamiseen, uudelleensijoittamiseen, varoitukseen, työsuhteen tai toimeksiannon päättämiseen, sopimusperusteisiin oikeussuojakeinoihin, menetysten perimiseen tai valvontaviranomaiselle tai lainvalvontaviranomaiselle ilmoittamiseen. Kaikki toimenpiteet ovat oikeasuhtaisia ja sovellettavan lain, sopimuksen, asianmukaisen menettelyn ja työntekijöiden edustusoikeuksien alaisia.

AP Digital ottaa myös huomioon perussyyt, asiakkaalle ilmoittamisen, asianomaisten henkilöiden tukemisen, valvonnan parannukset, kurinpidon johdonmukaisuuden ja sen, onko aiempia päätöksiä tai toimituksia korjattava.

21.1 Omistus ja valvonta

Osakkaat omistavat nämä Säännöt ja ovat vastuussa niiden täytäntöönpanosta. He voivat osoittaa erityisiä vastuita yksityisyydelle, turvallisuudelle, tekoälylle, laadulle, taloudelle, toimittajien valvonnalle ja tutkinnoille, mutta ovat edelleen vastuussa asianmukaisen hallinnon varmistamisesta.

21.2 Koulutus ja tietoisuus

Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden on suoritettava perehdytys- ja kertauskoulutus, joka on asianmukainen heidän rooliinsa ja riskialtistukseensa nähden. Koulutuksen tulisi kattaa vähintään luottamuksellisuus, tietosuoja, tietoturva, vastuullinen tekoäly, lahjonnan torjunta, eturistiriidat, yhdenvertainen kohtelu, laatu ja huolenaiheista ilmoittaminen. Lisäkoulutus vaaditaan ennen kuin henkilö suorittaa korkeamman riskin toimintaa ilman valvontaa.

21.3 Seuranta ja varmistus

AP Digital voi seurata vaatimustenmukaisuutta pääsytarkastusten, laatutarkastusten, turvallisuuslokituksen, toimittajavarmistuksen, käytäntöjen vahvistusten, tarkastusten ja poikkeamatarkastelujen avulla, sovellettavan yksityisyys-, työsuhde- ja yhteistoimintalain mukaisesti. Seurannan on oltava oikeasuhtaista, tarvittaessa avointa ja käytettävä vain oikeutettuihin tarkoituksiin.

21.4 Poikkeukset

Poikkeus sisäiseen valvontaan voidaan myöntää vain kirjallisesti valtuutetun osakkaan toimesta, dokumentoidusta syystä, määritellyksi ajaksi ja asianmukaisin korvaavin toimenpitein. Mikään poikkeus ei saa oikeuttaa lain, sopimusvelvoitteen, suojatun oikeuden, luottamuksellisuuden, tietosuojan tai lahjonnan, petoksen, vastatoimien tai tahallisen väärän esittämisen kiellon rikkomista.

21.5 Tarkistus ja muutokset

Nämä Säännöt tarkistetaan vähintään vuosittain, ja niitä voidaan päivittää, kun lait, palvelut, teknologia tai riskit muuttuvat. Olennaiset muutokset, jotka vaikuttavat työsuhteen ehtoihin tai työntekijöiden seurantaan, pannaan täytäntöön sovellettavien kuulemis- ja yhteistoimintavaatimusten mukaisesti. Nykyinen hyväksytty versio tulisi asettaa kohtuullisesti Sääntöjen piiriin kuuluvien henkilöiden ja asianomaisten liikekumppaneiden saataville.

21.6 Kysymykset

Näitä Sääntöjä tai asianmukaista toimintatapaa koskevat kysymykset tulisi ohjata osakkaalle tai osoitteeseen info@apdigitalsolutions.eu. Ohjeistuksen pyytämistä suositellaan, eikä sitä pidetä väärinkäytöksen myöntämisenä.

Ennen kuin toimit olennaisessa asiassa, esitä seuraavat kysymykset. Vastaus "ei", "en ole varma" tai "en halua tätä dokumentoitavan" tarkoittaa pysähtymistä ja ohjeistuksen pyytämistä.

Esimerkkejä varoitusmerkeistä

• "Älä laita tätä kirjalliseen muotoon."
• "Kaikki markkinoilla tekevät niin."
• "Asiakas käski meitä tekemään niin, joten se on heidän vastuunsa."
• "Muuta luokkia niin, että tulos näyttää paremmalta."
• "Lataa tiedosto ilmaiseen tekoälytyökaluun; tarvitsemme vastauksen nyt."
• "Käytä henkilökohtaista tiliäni, koska hyväksytty järjestelmä on hidas."
• "Laskuta toista yksikköä tai kuvaa palvelu toisin."
• "Voimme kutsua sitä sertifioiduksi tai oikeudellisesti vaatimustenmukaiseksi, vaikka tarkastus ei ole valmis."

Tämä ei-tyhjentävä luettelo tunnistaa keskeiset oikeudelliset alueet, jotka heijastuvat näissä Säännöissä. Tiettyyn toimintaan sovellettavat lait riippuvat tosiseikoista, lainkäyttöalueesta ja päivämäärästä. Viittaukset sisältävät tarvittaessa muutokset, täytäntöönpanolait, sääntelyohjeet ja seuraajalainsäädännön.

Tämä liite on sisäinen suuntaa antava apuväline, eikä se korvaa oikeudellista neuvontaa tietyssä asiassa.

Tätä vahvistusta voidaan käyttää, kun AP Digital edellyttää yksilön tai liikekumppanin vahvistavan Sääntöjen vastaanottamisen. Toimittajan tai muun kolmannen osapuolen osalta Säännöistä tulee sopimuksellisesti sitovia vain siltä osin kuin sovellettavassa sopimuksessa tai hyväksymisasiakirjassa todetaan.